Flexibles Vertragsmanagement mit windream

Sie entscheiden als Anwender selber, wie die zu verwaltenden Vertragsdokumente auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Individuelle Sichten ermöglichen es Ihnen, den Vertrag und dessen Datenbestand virtuell so darzustellen, wie es Ihrer persönlichen Arbeitsweise am besten entspricht. So lassen sich Vertragsdokumente zum Beispiel nach den Namen der Vertragspartner anzeigen oder auch nach Vertragsarten.

Die elektronische Vertragsverwaltung führt aber zu weiteren Vorteilen. Denn egal, nach welchen Kriterien Sie Vertragsdokumente virtuell sortieren: Die Funktionen des Dokumentenmanagementystems windream in Verbindung mit dem windream Dynamic Workspace sorgen dafür, dass alle vertragsrelevanten Dokumente immer schnell wiedergefunden werden.

Da die Vertragsmanagement Software auf dem Dokumentemanagementsystem (DMS) windream basiert, stehen Ihnen alle DMS-Funktionen zur Verfügung.

In der Vertragsverwaltung werden elektronische Dokumente genau so behandelt wie jedes „normale“ andere Dokument auch. Nur mit dem Unterschied, dass Sie als Anwender diese Dokumente sofort einem bestimmten Vertrag zuweisen können, einschließlich der dokumentbegleitenden Metadaten bzw. Schlagwörter oder Indexe. Als elektronisches Dokument gilt jede Information, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Unabhängig davon, ob es sich um den eigentlichen Vertragstext handelt oder um zusätzliche Informationen, die im Kontext eines Vertrags wichtig sind.

Zum schnellen Wiederfinden nutzen Sie die in die Vertragsmanagement Software integrierte und leicht bedienbare Recherche-Funktion. Die Eingabe eines einzigen Suchbegriffs reicht aus, um gezielt nach Verträgen zu suchen und sie ohne Zeitverlust zu finden. Eine von Ihnen initiierte Recherche orientiert sich an den Indexfeldern, die einen Vertrag verschlagworten. Sie werden mit dem windream Vertragsmanagement fix und fertig zur Verfügung gestellt.
Suchen & Finden

Darüber hinaus können Sie bei der Vertragserstellung festlegen, ob bestimmte Vertragsdokumente etwa Bestandteil eines Rahmenvertrags sein sollen. Auch diese besondere Konstellation wird bei der Recherche nach Dokumenten und bei der Darstellung der Dokumente auf Ihrem Bildschirm berücksichtigt.

Mit dem windream Contract Management versäumen Sie keine Fristen mehr, denn das System zeigt Ihnen auf Nachfrage automatisch an, ob bzw. welche Aktionen demnächst für bestimmte Verträge anstehen. Die Vertragsmanagement-Software erinnert Sie in jeder Situation an rechtzeitige Vertragsänderungen, Verlängerungen oder beabsichtigte Kündigungen, sobald sich zum Beispiel die Ablauffrist eines Vertrags nähert. Mögliche Fristüberschreitungen und damit verbundene Kosten sind damit endgültig passé!

Selbstverständlich steht Ihnen auch eine Wiedervorlagefunktion zur Verfügung. Damit weisen Sie das System an, Ihnen einen Vertrag zur weiteren Bearbeitung an einem bestimmten Datum erneut vorzulegen. Darüber hinaus legen Sie fest, welcher Mitarbeiter bestimmte Aktionen in Bezug auf einen Vertrag vornehmen soll. Dazu wählen Sie den Namen einer berechtigten Person aus der entsprechenden Liste aus.

Selbstverständlich haben wir in das windream Contract Management eine Funktion eingebaut, mit der Sie Ihre Verträge öffnen, bearbeiten und wieder speichern. Ein Klick auf einen Vertrag genügt, um ihn mit Microsoft Word zu öffnen.

Dabei können Sie nicht nur die Vertragsinhalte als solche bearbeiten , sondern zum Beispiel auch die begleitende Geschäftskommunikation, die nicht direkter Bestandteil eines Vertrags ist; also vertragsbegleitende Dokumente und auch die Historie der Verträge.

Mit der Historie können Ihre Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen, wie zum Beispiel ein Vertrag entstanden ist und welche Änderungen er seit einem bestimmten Zeitpunkt erfahren hat. Auch die revisionssichere Archivierung aller Verträge ist mit windream vollumfänglich gegeben.
Revisionssichere Archivierung

Mit dem in windream integrierten Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur diejenigen Mitarbeiter Einsicht in Vertragsakten haben oder Verträge bearbeiten dürfen, die Sie ausdrücklich dazu autorisiert haben. Im Rahmen einer Aktenverwaltung im Allgemeinen und einem Vertragsaktenmanagement im Besonderen ist dies ein unverzichtbares Feature, um ihre Vertragsakten dauerhaft und sicher vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Und – last not least – erfüllen Sie damit auch die Anforderungen der EU-DSGVO im Sinne der datenschutzrechtlich zu ergreifenden Maßnahmen, sofern Sie auch personenbezogene Daten in elektronischen Akten verwalten.

Zu einem effizienten Vertragsmanagement gehört auch eine digitale Prozess-Steuerung, über die sich Verträge prüfen und freigeben lassen. Eine unverzichtbare Anforderung, nicht nur – aber vor allem auch – im Qualitätsmanagement, in dem eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gefordert ist.

Und mit unserem Software-System windream BPM, dem Business Process Managementsystem der windream GmbH, gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse – dazu zählt auch das Management Ihrer Akten mit den assoziierten Prozessen - komplett mit digitalen Workflows. Die Ausführung der Workflows in der windream Vertragsverwaltung basiert auf windream BPM. Generell ist das BPM-System die ideale Ergänzung zu Ihrem windream DMS. Und das sogar mit einem vollintegrierten Vertragsmanagement.

Sofern Sie neben dem windream Dokumentenmanagementsystem zukünftig auch windream BPM im Kontext des Dynamic Workspace in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie den gesamten Prozess von der Vertragserstellung bzw. -erfassung über die Prüfung der Inhalte bis hin zur finalen Freigabe und Unterzeichnung über elektronische Workflows steuern. Damit verfügen Sie dann über ein technisch ausgereiftes, hoch integriertes System und über eine extrem leistungsfähige sowie performante Gesamtlösung.

windream BPM