windream in der Rechtsabteilung

Revisionssicheres Vertragsmanagement - Akten rechtskonform archivieren

Nicht nur, aber besonders in den Rechtsabteilungen von Unternehmen kommt es darauf an, Verträge und Akten so zu verwalten, dass eine rechtskonforme Ablage jederzeit gewährleistet ist. Durch die digitale bzw. elektronische Vertragsverwaltung werden Arbeitsprozesse wie zum Beispiel die Prüfung von Verträgen deutlich beschleunigt. Mit windream und der windream Vertragsverwaltung für die Rechtsabteilung haben Sie wichtige rechtsrelevante Termine, Laufzeiten und Verlängerungsfristen immer im Blick.

Vertragsmanagement-Software

Die digitale windream Aktenverwaltung

Die digitale windream Aktenverwaltung für Rechtsabteilungen orientiert sich speziell an den Anforderungen von Rechtsabteilungen in Unternehmen, insbesondere im Bereich der Administration von Verträgen. So können beispielsweise beliebige Akten und darin enthaltene Informationen schnell über die windream Rechercheoptionen gefunden werden. Eine Suche lässt sich bequem nach Akten und nach den in den Akten enthaltenen Dokumenten durchführen.

Weitere Informationen zum Aktenmanagement

Integriertes Modul für das Vertragsmanagement

Zudem enthält die windream-Lösung der Aktenverwaltung bereits ein fertig konfiguriertes und damit sofort einsetzbares Modul für das Vertragsmanagement, das ad hoc mit Inhalten gefüllt werden kann und dessen Inhalte revisionssicher archiviert werden. Selbstverständlich lassen sich Akten und Dokumente so indexieren, dass eine Recherche nach wichtigen Informationen ohne zeitlichen Verlust über die Indexkriterien der Akten und Dokumente möglich ist.

Integrierter Workflow zur Vertragsprüfung

Ein integrierter Workflow zur Vertragsprüfung sorgt dafür, dass eine Prüfung der Verträge mit ihren Inhalten und Fristen vollständig digital erfolgt. Dadurch beschleunigen Sie nicht nur die Geschäftsprozesse innerhalb Ihrer Rechtsabteilung, sondern vernetzen auch andere Unternehmensbereiche so, dass ein rechtskonformes Arbeiten jederzeit gewährleistet ist. Die Verkürzung der Prozesslaufzeiten führt zu einer wesentlichen Kostenersparnis – und das unabhängig davon, ob Sie gerade mobil oder im Büro arbeiten.

Rechtsabteilung - dataglobal Bochum GmbH

EU-DSGVO-konform und datenschutzkompatibel

Das Problem: Die Verwaltung von Verträgen jeglicher Art wird in Unternehmen, insbesondere in den Rechtsabteilungen, immer mehr zu einer echten Herausforderung. Dabei geht es nicht allein darum, dass die Anzahl der zu verwaltenden Verträge stetig zunimmt. Als Beispiel sei nur die EU-DSGVO erwähnt, die vertragliche Vereinbarungen z.B. zur Auftragsdatenverarbeitung zwingend vorschreibt. Allein dadurch erhöht sich die Masse der zu verwaltenden Vertragsdokumente beträchtlich.

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Zertifizierte Rechtskonformität

Im Rahmen der Compliance arbeiten Sie mit einem System, dessen Konformität mit den aktuellen Rechtsvorschriften zur Unveränderbarkeit in der Datenarchivierung und -aufbewahrung vollumfänglich gegeben ist. Diese Rechtskonformität wurde windream durch ein unabhängiges Rechtsgutachten vollumfänglich bestätigt. Die Einhaltung der Rechtsvorschriften in Bezug auf steuer- und datenschutzrechtliche Bestimmungen, z.B. GoBD und EU-DSGVO, gilt sowohl für das Management Ihrer Dokumente als auch für die Archivierung und die Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Die windream-Lösung zur Vertragsverwaltung

Mit der windream Vertragsverwaltung erhalten Anwender in der Rechtsabteilung ein mächtiges Werkzeug, das ihnen nervende und zeitaufwendige Tätigkeiten komplett abnimmt. Das beginnt schon bei der Erfassung neuer Verträge und endet beim automatischen Versand von Erinnerungsmails, damit keine Fristen verpasst werden.

Die windream-Lösung zum Vertragsmanagement wurde gezielt dazu entwickelt, Anwender von möglichst vielen Tätigkeiten zu befreien, die bei einer konventionellen Verwaltung in Papier- und Aktenform bisher zwingend erforderlich waren. Daraus ergibt sich ein so hoher Mehrwert, dass sich die Investition in eine digitale Lösung „made by windream“ schon nach kürzester Zeit amortisiert.

Schon bei der Erfassung neuer Vertragsdokumente können Anwender entscheiden, ob sie die Unterlagen automatisch in eine bereits vorhandene Akten- bzw. Ordnerstruktur einfügen wollen oder ob sie eine manuell generierte Ablagestruktur bevorzugen. Wie auch immer sich ein Anwender in diesem Fall entscheidet: Die aufwendige „Einsortierung“ der Verträge, zum Beispiel alphabetisch nach den Namen der Vertragspartner oder nach internen bzw. externen Vertragsnummern, entfällt komplett.

Die elektronische Ablage führt aber zu weiteren gravierenden Vorteilen. Denn egal, nach welchen Kriterien Vertragsdokumente sortiert werden: Die Funktionen des ECM-Systems windream sorgen dafür, dass alle vertragsrelevanten Unterlagen immer schnell wiedergefunden werden.

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