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Egal welche Art von Dokumenten Sie in Ihrem Unternehmen verwalten und unabhängig davon, wo Sie arbeiten und welches Endgerät Sie nutzen – mit windream haben Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz immer dabei. Ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro – der Verfügbarkeit Ihrer elektronischen Dokumente sind keine Grenzen gesetzt!
Egal ob Workflow-Modellierung oder klassisches Dokumentenmanagement – mit dem Dokumentenmanagementsystem windream verbinden Sie beide Anwendungsfälle zu einem einzigen, hochintegrierten Software-System.
In unserem E-Book erfahren Sie alles Wissenswerte zum Dokumentenmanagement. Der DMS-Guide richtet sich sowohl an Einsteiger als auch an Fortgeschrittene, die ihr Wissen vertiefen möchten. Im E-Book erklären wir Ihnen, was ein Dokumentenmanagementsystem überhaupt ist, welche Vorteile es für Sie bietet und auf welche Kriterien Sie bei der Wahl des passenden DMS achten sollten.
Ein DMS bzw. Dokumentenmanagementsystem dient der elektronischen Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und rechtskonformen Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Diese werden im Anschluss über das System verfügbar gemacht – jedes berechtigte Organisationsmitglied erhält einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff über entsprechende Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Desktop-PC. Bereits in elektronischer Form vorliegende Dokumente erfasst das DMS direkt, während Papierdokumente problemlos über Dokumentenscanner ins System eingespeist werden.
Bei der Aufnahme ins DMS verschlagwortet bzw. indexiert der Anwender seine Dokumente. Diese Schlagworte oder Indexe beziehen sich auf inhaltlich relevante Angaben wie z. B. den Namen eines Auftraggebers oder Lieferanten, die Kennnummer einer Maschine oder eine Bezeichnung wie „Lieferschein“ oder „Rechnung“. „Erlaubt“ ist jede beliebige Information, die Ihnen dabei hilft, die Datei im Anschluss leicht über das DMS-Interface wiederzufinden.
Für die Sicherheit ist dabei stets gesorgt: Das zugrundeliegende Rechtekonzept eines DMS schützt die Dokumente vor dem Zugriff unberechtigter Dritter. Es wird festgelegt, welche Mitarbeitenden Zugriff auf die archivierten Dokumente erhalten, und welche nicht. Diese Funktion stellt eine Grundvoraussetzung eines DMS dar, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten, beispielsweise die DSGVO oder die GoBD.
Da in jedem Unternehmen eine Vielzahl an Systemen in Betrieb sind (ERP, Outlook, Teams, FiBu-Software etc.), die mal mehr, mal weniger mit Dokumenten zu tun haben, verfügt eine Dokumentenmanagementsoftware über die entsprechenden Schnittstellen. So wird eine nahtlose Integration sichergestellt, um die benötigten Daten ins DMS zu übertragen. Hier liegt ein klarer Vorteil eines modernen Dokumentenmanagementsystems: Es passt sich an Ihre bereits vorhandene Systemarchitektur an und erfordert keine aufwendigen Umstrukturierungen, die Ihnen im Worst-Case-Szenario den halben Betrieb auf links krempeln.
Und wie steht es mit dem Zugriff auf Ihr DMS? Sie nutzen Ihr Dokumentenmanagementsystem entweder aus der Cloud oder on-premises, also aus Ihrer unternehmenseigenen Server-Umgebung heraus. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, zu denen wir Sie gerne beraten.
Die Begriffe „ECM System“ und „DMS System“ gehören zu den häufigen Suchanfragen bei Google, Bing & Co., wenn es um das Thema Dokumentenmanagement geht. Doch wo liegt überhaupt der Unterschied zwischen einem DMS und einem ECM-System?
Im Gegensatz zum DMS beschränkt sich das ECM sich nicht auf die Erfassung, Archivierung, Verwaltung und Bereitstellung digitaler Dokumente. Alles in allem verwaltet das ECM medienübergreifend die Gesamtheit der Unternehmensinhalte, wozu neben Dokumenten auch unstrukturierte Daten wie Audio-, Video- und Foto-Formate, aber auch Präsentationen, Outlook-Dateien oder Sprachmemos gehören. Das ECM-System ist dem DMS somit übergeordnet.
Neben dem Dokumentenmanagementsystem beinhaltet das ECM zudem noch weitere Softwarelösungen, wie z. B. ein Business Process Management, Collaboration-Tools, ein Web-Content-Management und ein Business-Protocol-Management. Das Dokumentenmanagementsystem stellt somit einen Teilbereich innerhalb des ECM-Systems dar.
Was ist ECM?
Dokumentenmanagement ist DER zentrale Bestandteil eines jeden Unternehmens. Oder kennen Sie ein Unternehmen, das ohne Dokumente auskommt? Ein DMS ist für alle hilfreich, die Dokumente zu verwalten haben. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter in kleinen Teams oder großen Abteilungen tätig sind. windream ist ein Dokumentenmanagementsystem, das keine speziellen Fachabteilungen oder Branchen adressiert. Als DMS ist es universell einsetzbar. In der Industrie ebenso wie im Dienstleistungssektor, im Handwerk oder im Handel. Mehr über unsere Kunden, wer sie sind und wie individuell sie die windream DMS-Software einsetzen, erfahren Sie in unseren Anwenderberichten, die Sie hier direkt von unserer Homepage herunterladen können.
Zu den Erfolgsstories
Grundsätzlich gilt: Ein DMS wie windream kann in jeder Abteilung eines Unternehmens eingesetzt werden. Dabei ist die Größe des Unternehmens bzw. die Anzahl seiner Mitarbeitenden unerheblich. Die Business Edition von windream erlaubt eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern und Benutzergruppen. Einem unternehmensweiten Einsatz steht somit nichts im Wege.
Erfahren Sie mehr in unserem On-Demand Webcast "Digitales Dokumentenmanagement ohne Schnickschnack". Unser Referent Marco Keßler, Business Alliance Manager der windream GmbH, zeigt Ihnen, was ein digitales Dokumentenmanagement ist, ob es für Ihr Unternehmen relevant ist und was für Vorteile sich aus der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems ergeben.
Schauen Sie sich jetzt den On-Demand Webcast an.
„Zeit ist Geld!“ - Dieser Satz gilt heute mehr denn je. Dokumente erstellen, verwalten, archivieren und recherchieren – all diese Prozesse sind im Zeitalter der digitalen Transformation auf Papier nicht mehr adäquat zu erledigen. Moderne und leistungsfähige IT-Lösungen unterstützen Sie stattdessen dabei, all Ihre „Dokumentenjobs“ auf rein elektronischem Wege auszuführen. Das gilt vor allem in Situationen, die ein schnelles Handeln erfordern. Zum Beispiel bei Kundenanfragen. Mit einer elektronischen DMS-Software sind Sie in jeder Situation auf der sicheren Seite. Und das schnelle Wiederfinden beliebiger Informationen ist nur eine der Stärken eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Im Folgenden gehen wir auf die 7 wichtigsten Vorteile eines DMS ein.
Vermutlich kennen Sie das: Der Berg an Dokumenten, der sich im Laufe der Jahre im Unternehmen anhäuft, kann kaum noch bemessen werden. Da geht schnell der Überblick verloren, auch wenn ein Großteil der Geschäftskorrespondenz bereits in digitaler Form eingeht. Ein DMS sorgt für den Durchblick im Daten-Dschungel und unterstützt Sie als Anwender dabei, schnell das gewünschte Dokument oder die benötigte Information zu finden. Dafür gibt es die Indexierung, die jede Datei mit den passenden Schlagworten versieht. So wird die Zugriffszeit auf ein Minimum reduziert – kein Vergleich zur Suche nach verschollenen Akten im Kellerarchiv. Ihre Dokumente befinden sich immer dort, wo Sie unmittelbaren und schnellen Zugriff darauf haben.
Der Zugriff kann jederzeit und von jedem beliebigen Ort stattfinden, sofern ein entsprechendes Endgerät im Einsatz ist. Zum einen entstehen so neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden. Zum anderen reagieren Unternehmen auf die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt, in der Homeoffice und Remote Work längst nicht mehr als „alternatives Arbeitskonzept“ neben dem Büro gelten – ein entscheidender Faktor, um als Arbeitgeber auch in Zukunft attraktiv zu bleiben. Mitarbeitende legen schon jetzt immer größeren Wert auf die Möglichkeit, remote zu arbeiten, um Arbeit und Privatleben besser unter einen Hut zu bekommen.
Prozesse im Unternehmen lassen sich mit einem DMS deutlich schneller abwickeln und sind weniger fehleranfällig. So lässt sich der Rechnungsdurchlauf beispielsweise teil- oder sogar vollautomatisieren. Auch die Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden, die auf gemeinsame Dokumente zugreifen müssen, kann durch entsprechende Workflows optimiert und so für alle Beteiligten vereinfacht werden. Jeder Akteur weiß darüber Bescheid, welche Bearbeitungsschritte bei einem Prozess noch zu erledigen sind und kann das Dokument nach der Bearbeitung für die nächste Person freigeben.
Für die Abbildung elektronisch gesteuerter Geschäftsprozesse mit Workflows ist das windream Business Process Management die perfekte Wahl. So verbinden Sie klassisches Dokumentenmanagement mit digitalem Prozessmanagement und modellieren eigene Workflows für Ihre individuellen Anforderungen im Unternehmen.
Ein DMS muss Revisionssicherheit gewährleisten. Das bedeutet, dass im Archivierungsprozess festgehalten werden kann, dass es sich um das Originaldokument handelt und dass es bei Bedarf unveränderlich archiviert wird.
In Deutschland sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Aufbewahrungsfristen einzuhalten, beispielsweise bei Rechnungsbelegen, die über einen gesetzten Mindestzeitraum im Original für das Finanzamt aufzubewahren sind. Nach der DSGVO dürfen Sie bestimmte personenbezogene Daten hingegen keinesfalls über einen vorgegebenen Zeitraum hinaus archivieren – die gespeicherten Daten müssen nach dieser Zeit wieder gelöscht werden. Hinzu kommt das Problem, dass sich Vorgaben in der Gesetzgebung von Zeit zu Zeit ändern und schnell Irritationen auftreten können oder eine Friständerung schlichtweg verschlafen wird. Ein DMS unterstützt Sie dabei, gesetzlich vorgeschriebene Fristen einzuhalten, Friständerungen zu berücksichtigen und so die Gesetzeskonformität sicherzustellen.
Ein DMS nimmt positive Auswirkungen auf die ökologische Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen, da Sie Papier einsparen. Gleichzeitig wird weniger ausgedruckt, wodurch der Verbrauch von Toner bzw. Druckertinte sinkt. Insgesamt leisten Sie Ihren Beitrag zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung und arbeiten ressourcenschonender als jemals zuvor.
DMS greifen auf spezielle Sicherheitsmechanismen zurück, um Unternehmen vor Datenverlust abzusichern. Der Verlust von Dokumenten kann nämlich schnell zum geschäftsschädigenden Faktor avancieren und soll durch die digitale Archivierung der Dokumente vermieden werden.
Auch gegenüber dem Papierarchiv bietet ein DMS deutlich höhere Sicherheitsstandards. Das gelingt z. B. durch eine Lebenszyklus-Verwaltung, mit der Dokumente anhand konfigurierbarer Regeln auf unterschiedlichen Hardware-Storage-Systemen gespeichert werden. Zusätzlich werden standardmäßig Backups durchgeführt, um auf einen primären Datenausfall vorbereitet zu sein und sich quasi „doppelt“ oder sogar „dreifach“ abzusichern. Auch das Thema Cybersicherheit ist in diesem Kontext relevant: Aufgabe eines DMS ist es ebenfalls, die Dokumente so zu archivieren, dass sie für Cyberangriffe (z. B. in Form eines Verschlüsselungsangriffs) nicht erreichbar sind. Dazu tragen besonders Offline-Backups bei, die den Zugriff durch Kriminelle verhindern.
Einer der größten Vorteile bei der Implementierung eines DMS ist das immense Einsparungspotenzial für Unternehmen. Neben Papier-, Druck- und Archivkosten sparen Sie dabei vor allem eines: die Zeit Ihrer Mitarbeitenden. Eine Ressource, die jetzt sinnvoller an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Das gelingt zum einen durch schnellere Zugriffszeiten auf Dokumente und Informationen und zum anderen dadurch, dass zuvor noch manuell erledigte Arbeitsprozesse in digitale Workflows überführt und teil- oder vollautomatisiert erledigt werden können.
Es gibt zahlreiche Gründe, die für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) sprechen. Die Integration von windream in Microsoft Windows macht windream zu einem überragenden Dokumentenmanagementsystem.
Die Technologien, die wir bei der Entwicklung unseres Dokumentenmanagementystems (DMS) windream verwenden, sind patentiert. Auf der Basis des so genannten Virtual File Systems (VFS) verwalten Sie Ihre elektronischen Dokumente ganz einfach über den Windows Explorer. Die typischen Dokumentenmanagement-Funktionen sind allesamt in Windows bzw. in den Explorer integriert. Sie arbeiten also wie gewohnt, ohne sich in eine neue und ungewohnte Arbeitsoberfläche einarbeiten zu müssen.
Mit unserem neuen windream Dynamic Workspace – eine Komponente der windream-Version 7 - und den mobilen Apps sind Sie nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz im Büro gebunden. Sie entscheiden, wo und mit welchem Endgerät Sie gerne arbeiten möchten. Auf der Basis moderner Webtechnologien machen Sie sich unabhängig von Ort und Zeit.
Im Rahmen der Compliance arbeiten Sie mit einer DMS-Software, dessen Konformität mit den aktuellen Rechtsvorschriften zur Unveränderbarkeit in der Datenarchivierung und -aufbewahrung vollumfänglich gegeben ist. Das wird durch ein unabhängiges Rechtsgutachten zu einhundert Prozent bestätigt. Die Einhaltung der Rechtsvorschriften in Bezug auf steuer- und datenschutzrechtliche Bestimmungen, z.B. GoBD und EU-DSGVO, gilt sowohl für das Management Ihrer Dokumente als auch für die Archivierung und die Datenlöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
Erfahren Sie mehr zu Compliance
Viermal in Folge hat windream den Wettbewerb des Würzburger „Business Application Research Centers“ (BARC) im Rahmen zweier Studien gewonnen. Dabei ging es um eine Bewertung hinsichtlich der Enterprise-Content-Managementfunktionen (ECM) unseres Systems sowie um eine Analyse der Fähigkeit zur Generierung und Verwaltung elektronischer Akten. In beiden Studien hat die windream-Software ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen erzielt.
Testsieger E-Akte
windream bietet Ihnen sowohl ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) als auch ein sicheres und zuverlässiges Langzeitarchiv. Um mit windream rechtskonform archivieren zu können, benötigen Sie kein separates Archivierungsmodul. Beide Komponenten – DMS und Archivierungsfunktionen – sind bereits standardmäßig in der windream-Software enthalten.
Revisionssichere Archivierung
Mit dem in der windream-Software integrierten Rechtekonzept schützen Sie Ihre elektronischen Dokumente vor unberechtigtem Zugriff oder Löschung. Das individuell definierbare Rechtekonzept ermöglicht es Ihnen, Rechte für Ordner und Dokumente zu vergeben. Dabei kann ein Recht bis auf die Ebene eines einzelnen Dokuments erteilt werden. Sie als autorisierter Anwender bestimmen letztendlich, welche Mitarbeitende auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen, die Sie in windream archiviert haben, und welche Mitarbeitende nicht. Damit schaffen Sie die Grundvoraussetzung für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, zum Beispiel der EU-DSGVO.
Die windream-Software ist so modular aufgebaut, dass einer kundenspezifischen Anpassung unseres Dokumentenmanagementsystems (DMS) nichts im Wege steht. Das liegt unter anderem auch in unserer Philosophie der offenen Schnittstellen begründet. Sie ermöglichen es, Ihr System individuell nach Ihren eigenen Anforderungen zu gestalten, zu erweitern oder gezielt durch den Einsatz weiterer windream Software-Lösungen auszubauen.
Mit zahlreichen Lösungen für spezielle Anforderungen bieten wir Ihnen eine windream Produktwelt, die immer größer wird. So können Sie zum Beispiel Scanlösungen für die Digitalisierung bestehender Papierdokumente ebenso integrieren wie spezialisierte Lösungen in den Bereichen ERP, SAP oder Imaging. Insgesamt sind etwa 100 Software-Produkte erhältlich, die wir und unsere windream-Partner für Sie entwickelt haben.
Integrationen
Die „Usability“ – also die Benutzerfreundlichkeit – und damit die Akzeptanz eines DMS in Ihrem Unternehmen kann entscheidend dazu beitragen, dass der Einsatz eines DMS wirklich zum Erfolg wird. Mit windream sind Ihre Mitarbeitenden stets auf der sicheren Seite. Denn die Mitarbeitenden arbeiten wie gewohnt weiter, ohne sich in eine neue Software-Oberfläche einarbeiten zu müssen. Das liegt daran, dass sich windream vollständig in Windows integriert!
Ihre Mitarbeitenden nutzen einfach den bekannten Windows Explorer mit dem darin integrierten windream-Laufwerk, um auf Dokumente zuzugreifen. Innerhalb dieses DMS-Laufwerks legen Sie einfach die benötigten Ordnerstrukturen an und speichern alle Dokumente in den gewünschten Verzeichnissen innerhalb des DMS-Laufwerks. Fertig! Alle weiteren Befehle zur Ausführung DMS-spezifischer Funktionen erfolgen über das Kontext-Menü des Windows Explorers und über die Datei-Eigenschaften der Dokumente. DMS-spezifische Funktionen sind zum Beispiel die Vergabe von Zugriffsrechten auf Dokumente, die Erstellung von Dokument-Versionen, die Zuweisung von Indexen bzw. Schlagwörtern, die Dokument-Historie und vieles mehr.
Eine aufwendige Schulung Ihrer Mitarbeitenden entfällt, da alle den Windows Explorer und seine Funktionsweise kennen. Die Akzeptanz des windream Dokumentenmanagementsystems (DMS) durch Ihre Mitarbeitenden ist daher außergewöhnlich hoch, da sie windream intuitiv bedienen.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) windream ist DIE Lösung, wenn Sie auf der Suche nach einer technologisch führenden und gleichzeitig leicht zu bedienenden Software sind, mit dem Sie alle anfallenden Aufgaben rund um Dokumente und Geschäftsprozesse vollständig digital erledigen. Die neuste windream-Version 7 mit ihrem „Dynamic Workspace“ bietet Ihnen dabei eine bisher nicht gekannte Freiheit im Management Ihrer elektronischen Dokumente – leicht, sicher, effizient und kostengünstig.
DMS-Software umfasst viel mehr als „nur“ klassisches Dokumentenmanagement. „DMS-Software“, das sind auch Produkte, mit denen sich das klassische Dokumentenmanagement um zusätzliche DMS Software-Lösungen erweitern lässt, die jedem Büromenschen das Leben ungemein erleichtern. Die DMS-Software-Lösungen können für ganz unterschiedliche Einsatzzwecke konzipiert sein, zum Beispiel als Integration in Drittprodukte, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden, als spezialisierte Lösung zur Email-Archivierung, als Imaging-System zur Digitalisierung Ihrer Papierdokumente oder auch als hochspezialisierte Lösung für SAP-Systeme. All das und noch viel mehr findet sich in der windream Produktwelt in Form von Eigenentwicklungen oder auch als Produkte unserer windream-Partner.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung beliebiger Dokumente. Erfahren Sie mehr über unsere Produkte, Lösungen und Integrationen.
Es ist der klassische Fall eines „Medienbruchs“, wie es im Fachjargon der Öfteren heißt: Sie bekommen einen Geschäftsbrief per Post, also auf Papier. Allerdings möchten Sie diesen Brief, da er geschäftsrelevant ist, möglichst schnell in die digitale Form transformieren, um ihn auch in Ihrem IT-basierten Informationssystem – zum Beispiel einem DMS - zur Verfügung zu haben und um ihn einem bestimmten Geschäftsprozess oder Projekt zuordnen zu können. Was also tun? – Mit unseren Software-Lösungen zur digitalen Transformation von Papier in elektronische Form können Sie den gesamten Workflow weitgehend automatisieren. Nutzen Sie dazu zum Beispiel unsere Software-Lösung windream Imaging. Damit können Sie Dokumente bequem scannen. Aber noch viel mehr: Das Imaging-System ist bei entsprechender Konfiguration in der Lage, das gescannte Dokument anhand der automatisiert extrahierten Metadaten zu indexieren und einem bestimmten Ordner Ihres windream DMS zuzuweisen. Selbst die automatische Generierung einer PDF-Datei und deren Archivierung ist ein Kinderspiel mit windream Imaging. Auch die automatische Extraktion des Dokument-Inhalts aus Bilddateien ist kein Hexenwerk, das erledigt unsere Software ebenso im Handumdrehen. Dadurch sind Sie und die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens in der Lage, jedes archivierte Dokument sofort wiederzufinden. Tippen Sie einfach einen Suchbegriff in die Suchmaske ein. Die DMS-Software findet sofort jedes Dokument wieder, im dem der Suchbegriff enthalten ist.
Daten erzeugen, erheben, bearbeiten, analysieren, interpretieren, klassifizieren, archivieren – all das gehört typischerweise zu den Workflows in einem Unternehmen, die wir mit dem Management von Daten verbinden. Mit der windream-Software erledigen Sie diese Aufgaben ganz elegant, denn auch Dokumente sind ja Daten. Was liegt also näher, als jede beliebige Art von Daten – ganz unabhängig von ihrer spezifischen Art und Form – revisionssicher in windream zu archivieren? Denn windream ist es ganz egal, welche Arten von Daten Sie im digitalen windream-Archiv ablegen.
Die Metadaten – also diejenigen Daten, die ein Dokument in Form von Indexen beschreiben - helfen Ihnen dabei, archivierte Dokumente gezielt zu recherchieren und damit in Sekundenschnelle wiederzufinden. Geben Sie einfach die Metadaten in die windream Suchmaske ein. Das Dokumentenmanagementsystem findet sofort alle Dokumente, die zu den Metadaten passen, und listet sie in einer übersichtlichen Ergebnisliste auf.
Da windream aus den archivierten Dokumenten automatisch den Volltext extrahiert und separat in seiner Datenbank speichert, reicht es aus, einfach beliebige Begriffe in die Suchmaske einzugeben. windream sucht dann in der Volltext-Datenbank nach diesen Begriffen und findet alle Dokumente, in denen die eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind. Bei dieser Art der Recherche werden sozusagen die Volltexte der Dokumente als Metadaten genutzt.
Egal, ob Rechnungen, Lieferscheine, Geburtsurkunden, Briefe, Mails oder Verträge – Dokumente bestimmen unser Leben. Eigentlich kann ja jede beliebige Information als Dokument betrachtet werden, ganz unabhängig von Inhalt und Form. Und weil das so ist, können Sie in windream auch jede beliebige Information erstellen, bearbeiten und archivieren. Und das alles natürlich unter Beachtung und Einhaltung der allgemein geltenden Gesetze zur Aufbewahrung digitaler Dokumente und deren Verfügbarkeit.
Dokumente, Dateien, Informationen, Formate – wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit windream arbeiten, ist es egal, welche Arten von Dateien bzw. Informationen Sie im DMS speichern. Ein einfacher Doppelklick auf die in windream archivierte Datei reicht, um die Datei mit der assoziierten Originalanwendung zu öffnen. Ob es sich nun um eine klassische Office-Datei wie eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument oder um ein „exotisches“ Datei-Format handelt – wenn die Originalanwendung auf Ihrem Endgerät installiert ist, wird jede Datei und die in ihr enthaltenen Informationen sofort geöffnet. Es sei denn, Sie haben einen leistungsfähigen Datei-Viewer wie windream DocView zur Verfügung. Dann benötigen Sie nicht einmal die Originalanwendung, um die Informationen in einer Datei zu lesen. Der Viewer kennt mehrere hundert Datei-Formate, deren Inhalte bzw. Informationen er Ihnen auf den Bildschirm bringt.
Schreibmaschinen findet man heutzutage nur noch im Museum. Das Tippen auf Papier ist längst durch elektronische Dokumente abgelöst worden. Denn die Erstellung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente eröffnet völlig neue Dimensionen der Büro-Organisation. Sammeln Sie Ihre persönlichen, geschäftsrelevanten elektronischen Dokumente und Informationen und speichern Sie sie zum Beispiel in einem digitalen Informationspool Ihres Unternehmens, der Ihr gesamtes Unternehmenswissen enthält. In einem modernen DMS wie windream ist es sogar möglich, die unterschiedlichsten Dateiformate Ihrer elektronischen Dokumente automatisiert in das universelle PDF-bzw. PDF/A-Format zu überführen. Ohne dass Sie diesen Prozess manuell erledigen müssen. Dadurch machen Sie die Lesbarkeit Ihrer elektronischen Dokumente und die darin enthaltenen Informationen zukunftssicher. Und Sie können auf diese Weise Ihre elektronischen Dokumente auch denjenigen Anwendern zur Verfügung stellen, die die Originalanwendung für das Dateiformat, in dem ein elektronisches Dokument erstellt wurde, gar nicht installiert haben. Denn PDF ist ja universell lesbar.
Die Bearbeitung von Dokumenten ist sicherlich DAS zentrale Thema, wenn es um ein modernes Dokumentenmanagement und um ein dafür geeignetes System geht. Die Bearbeitung umfasst allerdings nicht nur die Modifikation der Inhalte von Dokumenten als solche, sondern auch die Bearbeitung der Metadaten wie zum Beispiel der Indexe. Aber windream kann noch viel mehr: Erstellen Sie zum Beispiel neue Versionen Ihrer Dokumente, um die Bearbeitung fortsetzen zu können, ohne die Vorversion zu überschreiben. Dies ist ein ganz wichtiges Kriterium, wenn es darum geht, verschiedene Versionen vorzuhalten, die verschiedene Stadien eines Dokuments reflektieren und dadurch seine Entstehung anhand der Bearbeitungsdaten dokumentieren.
Mit der in windream als Standard-Feature integrierten Dokument-Versionierung lassen sich neue Versionen eines in windream gespeicherten Dokuments mit nur einem Mausklick anlegen. Die Versionierung hat gravierende Vorteile, denn mit dieser Funktion können Sie beispielsweise eine neue Version eines Dokuments anlegen, ohne die alte Version zu verändern. Somit ist es mit der Versionierung auch möglich, beliebig viele Versionen eines Dokuments zu erzeugen.
Was sind die Grundlagen für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement? Diese Frage lässt sich sicherlich durch eine Vielzahl möglicher Antworten klären. Eine der zutreffendsten: Die Sicherheit Ihrer Dokumente. Wenn die nicht gegeben ist, kann digitales Dokumentenmanagement auf Dauer nicht funktionieren. In windream gibt es ganz spezielle Sicherheitsmechanismen, mit denen Sie Ihre Dokumente sichern. Zum Beispiel die Lebenszyklus-Verwaltung für Dokumente. Damit speichern Sie Ihre elektronischen Dokumente vollautomatisch und anhand konfigurierbarer Regeln auf unterschiedlichsten Hardware-Storage-Systemen, auch redundant im Sinne eines oder mehrerer Backups. Denn die Grundlage für entspanntes Arbeiten ist immer, für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein!
Die digitale Archivierung hat mittlerweile das traditionelle „Papierarchiv“ komplett ersetzt. Die Vorteile der digitalen Archivierung liegen auf der Hand: Revisionssichere Ablage aller Dokumente in digitaler Form, wesentlich schnellere Recherche und damit eine deutlich kürzere Zugriffszeit auf jedes digital archivierte Dokument.
revisionssicher archivieren
In windream archivieren Sie jedes Dokument revisionssicher. Dies bedeutet einerseits, dass die digitale Dokument-Archivierung immer auf Basis und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen erfolgt, die für geschäftsrelevante Dokumente maßgebend sind. Andererseits bedeutet der Begriff der Revisionssicherheit aber auch, dass die Dokumente sicher vor Veränderungen geschützt sind. Kurzum: In windream können Sie alle Dokumente bei Bedarf so archivieren, dass sie sich nach der Archivierung nicht mehr ändern oder bearbeiten lassen.
Compliance-Anforderungen einhalten
Sie arbeiten noch nach dem „analogen“ Prinzip und führen Geschäftsprozesse noch immer nicht mit digitalen Workflows aus? Sie laufen immer noch von Büro zu Büro, um Dokumente weiterzuleiten und unterschreiben zu lassen? – Dann wird’s höchste Zeit, den digitalen Fortschritt in Ihrem Unternehmen wirklich voranzutreiben. Geschäftsprozesse finden in jedem Unternehmen statt - täglich und tausendfach. Aber häufig sind sie nicht digital! Wie wäre es zum Beispiel, wenn man digitale Workflows sogar mit den prozessbegleitenden Dokumenten verbinden könnte? Mit unserem Software-System windream BPM gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse komplett digital – nämlich mit Workflows!
Ein Workflow ist der digitale Gegensatz zu den traditionellen, „analogen“ Geschäftsprozessen. Die Ausführung der Workflows erfolgt über die windream BPM Client-Anwendung. Dazu stehen sowohl eine Windows- als auch eine Web-Anwendung zur Verfügung. Demgegenüber werden die Workflows mit dem BPM-Designer modelliert und konfiguriert - einfach, schnell und zuverlässig. Das BPM-System ist die ideale Ergänzung zu Ihrem windream DMS. Somit haben Sie sowohl ein Dokumentenmanagementsystem als auch ein Business Process Managementsystem als integratives „Gesamtpaket“ unter einem Dach.
Workflows optimieren
Support wird bei uns großgeschrieben! Im Support-Fall sind wir bekannt für unsere schnelle Reaktionszeit. Durch unser Service-Angebot im Rahmen der Software-Pflege steht Ihnen als Anwender ein umfangreiches Sortiment an Hilfestellungen und Supportleistungen zur Verfügung. Für unsere Kunden haben wir ein Wartungs- und Software-Service-Programm entwickelt, das Ihnen auf vertraglicher Basis ein umfangreiches Paket an Dienstleistungen rund um die windream Produktwelt bietet und den kompletten Support für Ihr windream-System abdeckt. Damit ist Ihr Unternehmen in jedem Fall auf der sicheren Seite, wenn’s mal brennt. Und auch sicher vor unkalkulierbaren Wartungskosten.
Wir beraten Sie gerne persönlich zu unseren Lösungen rund um die Digitalisierung!
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