Digitale Modellierung und Steuerung elektronischer Workflows mit BPM-Software

Ein reales Vorbild für eine digitale Prozess-Steuerung ist in den meisten Fällen zunächst ein Prozess, der in Ihrem Unternehmen in „analoger“ Form schon existiert und gelebt wird. Der schon angesprochene Geschäftsprozess des Abzeichnens einer Rechnung vom Chef ist in diesem Zusammenhang wahrscheinlich eine klischeehafte Vorstellung, aber nichtsdestotrotz findet dieser Vorgang täglich millionenfach statt. Es liegt auf der Hand, dass die digitale Abwicklung ein Vielfaches an Zeit erspart, denn im Zeitalter der elektronischen Workflows erübrigt sich ja der Gang zum Chef. Stattdessen ist der Vorgang nur noch ein virtueller Prozess-Schritt auf dem Arbeitsplatzrechner.

Moderne BPM-Systeme (BPMS) wie windream BPM verfügen über einen grafischen Designer. Dieses BPM-Tool ist unabdingbare Voraussetzung für die Modellierung, also für das Design eines Workflows. „Grafisch“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie als Anwender bzw. Administrator ein „blankes“ Blatt auf dem Bildschirm erhalten und dazu eine „Kiste“ mit BPM-Tools. Gemeint ist damit eine Werkzeugleiste oder Box, die all diejenigen Elemente, Funktionen und Anweisungen enthält, die Sie für das Design eines Workflows benötigen. Sie ziehen somit die gewünschten Befehle und Funktionen aus der Toolbox einfach auf das anfangs noch leere Arbeitsblatt, benennen die einzelnen Prozess-Schritte, legen ihre Reihenfolge fest und verbinden sie dann innerhalb des Workflows durch grafisch dargestellte Pfeile und Richtungsanzeiger. Schnell dem Prozess noch einen Namen verpassen, speichern, einen Testlauf absolvieren und den Workflow im Unternehmen veröffentlichen – fertig!

Im Laufe der Zeit modellieren Sie neue Prozesse, sodass Sie irgendwann in absehbarer Zeit eine ganze Reihe von Workflows besitzen. Diese Prozesse können Sie

• modifizieren,
• erweitern oder
• an spezielle Anforderungen der Abteilungen im Unternehmen anpassen.
• Sie können auch mehrere Workflows zu einem neuen Prozess so miteinander verbinden, dass Sie ein ganzes Geflecht aus einzelnen Workflows erhalten, die dann möglicherweise einen eigenen, komplexen Prozess abbilden.

Da Sie die einzelnen Prozessmodellierungen natürlich abspeichern und wiederverwenden können, ergibt sich aus dieser Workflow-Struktur ein effizientes Workflow- bzw. Prozessmanagement innerhalb Ihres Business Process Management-Systems (BPMS), mit dem Sie für die digitale Zukunft bestens gerüstet sind.  So geht echte Digitalisierung heute!

Viele Anbieter von BPM-Systemen (BPMS) konzentrieren sich allein auf die Möglichkeit des Anwenders, Geschäftsprozesse zu modellieren und sie dann im anwendenden Unternehmen einzusetzen. Es gibt aber einen weiteren Aspekt, der besonders bei der BPM-Software windream BPM zum Tragen kommt. Dabei geht es um die enge Verzahnung eines Business Process Management-Systems mit Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Die allermeisten Geschäftsprozesse erfordern das Führen prozessbegleitender Dokumente. Um beim Beispiel mit dem Fußmarsch zum Chef zu bleiben: Was wäre der Prozess noch wert, wenn das eigentliche Rechnungsdokument nicht mit in den Prozess einbezogen würde? - Gar nichts.

Mit der BPM-Software windream BPM haben Sie daher die Möglichkeit, dem elektronischen Workflow alle Dokumente und sonstigen Informationen mit auf den Weg zu geben, die für den abzuwickelnden Geschäftsprozess relevant sind. Typischerweise archivieren Sie die Dokumente im windream ECM-System. Die Dokumente werden einfach per Drag & Drop aus dem Laufwerk des windream ECM-Systems bzw. über den Windows Explorer in die digitale Abbildung des Prozesses in windream BPM eingefügt. Virtuelle, digitale Bestätigungen, Nachfragen, Freigaben oder auch Ablehnungen protokolliert das BPM-System, sodass der Prozess auch später noch lückenlos nachvollziehbar bleibt. Das BPMS registriert, wann, warum und wer zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Workflow und die begleitenden Dokumente in den einzelnen Schritten konkret bearbeitet oder abgezeichnet hat.

Genau dieser Aspekt wurde auch im Rahmen unserer windream Software-Lösungen berücksichtigt,

• etwa in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, dem windream Invoice Management,
• oder im windream Contract Management, der digitalen Vertragsverwaltung.

Nur selten läuft ein Prozess glatt ab, also von Schritt 1 bis X ohne Unterbrechung. Aus diesem Grund ist es mit einer modernen BPM-Software wie windream BPM möglich, verschiedenste „Rück-“ oder „Seitenschritte“ in einem Prozess zu tätigen. Das ist wichtig,

• wenn es mal Nachfragen in einem Prozess gibt,
• wenn der weitere Ablauf zu klären ist, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann,
• oder wenn es etwa um die Freigabe (oder auch Ablehnung) von prozessbegleitenden Dokumenten geht.  

All diese Eventualitäten lassen sich mit einem modernen BPMS wie windream BPM genauestens in digitaler Form modellieren.
Und wenn mal etwas wirklich nicht passt, dann wird‘s halt passend gemacht – indem Sie den Workflow einfach mit dem BPM-Designer modifizieren. So können Sie digitale Geschäftsprozesse jederzeit perfekt an veränderte Anforderungen im Unternehmen anpassen.