Das papierlose Büro

So digitalisieren Sie Ihren Arbeitsplatz

Papierloses Büro - dataglobal Bochum GmbH

Die Zettelwirtschaft im Unternehmen hat ausgedient! Ab sofort managen Sie Ihre Dokumente und sonstigen Informationen nur noch in papierloser Form – digital, schnell, zuverlässig, sicher und effizient. Die Suche nach Akten, handschriftlichen Informationen und verlegten Dokumenten hat damit endgültig ein Ende. Denn mit der Digitalisierung Ihrer Informationen und Daten erzielen Sie eine deutlich gesteigerte Produktivität bei gleichzeitiger Minimierung Ihres Arbeitsaufwands. Also: Schaffen Sie sich Ihr papierloses Büro ganz einfach dadurch, dass Sie Ihre Unterlagen ab sofort nur noch digital verwalten. Das ist einfacher als Sie denken.

Papierloses Büro zuhause, im Unternehmen oder unterwegs

Sie möchten papierlos werden? – So geht’s!

Es ist unerheblich, ob Sie im Homeoffice arbeiten, im Büro Ihres Unternehmens oder abwechselnd hier und dort – papierlos geht alles sehr viel schneller als bisher. Mit einer stabilen Internetverbindung für den Datenaustausch, einem entsprechenden Endgerät wie Notebook, PC oder auch Smartphone und der erforderlichen Zusatzausstattung wie Headset usw. sind Sie bereits bestens für das digitale Büro ausgerüstet.

Egal ob Meetings, Informationsaustausch, Datenübermittlung oder im mobilen Einsatz – durch die Digitalisierung arbeiten Sie einfach viel effektiver. In vielen Fällen reicht bereits ein Smartphone mit speziellen Apps, um fortan nur noch digital zu kommunizieren und wirklich papierlos zu werden. Egal ob im Unternehmen, zuhause oder unterwegs.

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Deshalb sollten Sie Ihr Büro digitalisieren

Papier? – Nein danke!

Der Einsatz von Papier birgt viele Nachteile, aber keine Vorteile. Und die Nachteile sind vielfältig: Umweltbelastung durch die Herstellung, stetig steigende Kosten für die Papierproduktion und Rohstoffknappheit sind nur einige Argumente gegen Papier. Hinzu kommt noch der Zeitaufwand für die Erstellung von Kopien Ihrer Dokumente sowie für die Ablage und Suche. Ganz zu schweigen von der Horrorvorstellung, dass wichtige Dokumente verloren gehen könnten.

In einem digitalen Büro fertigen Sie Kopien mit einem einfachen Mausklick an und archivieren Ihre Informationen redundant auf sicheren Archivierungsmedien. Und das Argument des wesentlich geringeren Platzbedarfs für die Ablage digitaler Dokumente ist last not least ebenfalls ein „Killerkriterium“ zugunsten der Digitalisierung.

Das Büro digitalisieren - von Vorteilen profitieren

Weltweiter Zugriff auf Dokumente

Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente im Unternehmen

Platz sparen

Digitale Speicherung aller Daten;
Keine Papier-Aktenstapel mehr, die gelagert werden müssen.

Zeit sparen

Dokumente schnell ablegen, recherchieren und wiederfinden

Arbeitsprozesse beschleunigen

Durch digitale optimierte Workflows

Daten und Dokumente sichern

Durch revisionssichere Archivierung

Kosten senken

Durch weniger Papierverbrauch, höhere Produktivität

Mobil arbeiten und Meetings

Digitales Büro immer dabei + Archivierung von Dokumenten aus z. B. MS Teams

Rechtliche Anforderungen einhalten

Einhaltung von Compliance-Anforderungen nach GoBD, DSGVO

Vorteile eines papierlosen Büros

Ohne Papier? Aber gerne!

Genauso wie die Nachteile des papierbasierten Arbeitens auf der Hand liegen, sind die Vorteile des papierlosen Informationsmanagements klar erkennbar. Dazu zählt eine ganze Reihe an Faktoren. Die wichtigsten: Platzersparnis, Zeitersparnis bei der Dokument-Recherche, beschleunigte Arbeitsprozesse durch elektronische Workflows, geringere Kosten, Datensicherheit durch revisionssichere Archivierung, mobiles Arbeiten ohne festen Arbeitsplatz (auch in Teams) sowie Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Und das alles funktioniert natürlich unter Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, die zum Beispiel in den GoBD oder auch in der EU-DSGVO festgelegt sind.

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Der Traum vom papierlosen Büro ist realer, als Sie denken!

Mit unseren Software-Produkten zur Prozessmodellierung und für das Dokumentenmanagement können Sie sämtliche Unternehmensprozesse ganz ohne Akten und Papier entwerfen, starten, steuern und erfolgreich finalisieren.
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Wie Sie Ihr Büro richtig digitalisieren

Dokumentenmanagement-Software als Basis des papierlosen Büros

Die Basis für ein digitales Büro im Unternehmen ist neben der benötigten Hardware natürlich auch der Einsatz einer passenden Software. In diesem Kontext ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem wie windream das Gebot der Stunde. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Archiv als „führende“ Softwarelösung innerhalb einer IT-Infrastruktur bildet dann sozusagen die Grundausstattung, um die herum Sie weitere Software-Lösungen installieren. Wichtig ist, dass sich diese Zusatzlösungen nahtlos in ihr DMS integrieren bzw. mit ihm kooperieren. Das können Programme für ganz unterschiedliche Einsatzzwecke sein.
Mehr über Dokumentenmanagement erfahren

Dokumente digitalisieren

Papier-Dokumente scannen

Grundsätzlich können Sie alles im Unternehmen digitalisieren, was sich in die elektronische Form transformieren lässt, von der fotografischen Ablichtung verschiedener Motive und Objekte bis hin zum Scannen historischer Dokumente via Arbeitsplatz- oder Hochleistungsscanner. Eine passende Scan-Software hilft, nachfolgende Prozesse zu initiieren.
Wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren können

Akten digital abbilden

Mittels digitaler Akten bilden Sie Ihr bestehendes Aktenarchiv mit papierbasierten Inhalten in einer 1:1-Relation digital nach. Die elektronischen Ordnerstrukturen entsprechen dann der Struktur Ihres ehemaligen Aktenschranks. Mit unserer Lösung zur Generierung und Verwaltung digitaler Akten funktioniert das reibungslos.
Digitale Akten verwalten

Papierlose Workflows entwerfen und optimieren

Verknüpfen Sie weiterhin digitale Dokumente, die im Dokumentenmanagementsystem gespeichert worden sind, mit Ihren Geschäftsprozessen in Form elektronischer Workflows. Dadurch stellen Sie sicher, dass Dokumente immer mit fest definierten, digitalen Prozessen verbunden werden und immer den richtigen Weg durch Ihr Unternehmen finden. Von der Generierung bis zur Freigabe und endgültigen Ablage im digitalen Archiv.
Workflow-Management

"Papierlose" Meetings

Nutzen Sie zudem geeignete Software-Lösungen zur Kommunikation zwischen Arbeitsgruppen und Abteilungen Ihres Unternehmens. Mit unserer Software-Lösung zur Integration in Microsoft Teams können Sie alle Chats (ausgenommen rein private) und deren Verläufe automatisiert im windream DMS archivieren und sie zu einem beliebigen, späteren Zeitpunkt wieder abrufen. So geht keine Information mehr verloren, die mit MS Teams kommuniziert wurde.
DMS-Integration in MS Teams

Digital unterwegs mit der windream Dynamic Workspace App

Das papierlose Büro ermöglicht mobiles Arbeiten

Nutzen Sie unseren windream Dynamic Workspace auf Ihrem Smartphone, um sich unabhängig von Raum und Zeit zu machen. Der Dynamic Workspace wurde speziell zu dem Zweck entwickelt, DMS, digitales Archiv, den Zugriff auf alle Daten und die Integration weiterer Software-Lösungen im mobilen Einsatz zu ermöglichen. Sozusagen alles unter einem mobilen Dach. Damit haben Sie Ihr digitales Büro immer dabei, egal wo Sie sind – und das alles völlig papierlos!
Mehr über windream Dynamic Workspace erfahren

Alles ist möglich, ganz ohne Papier!

Acht Schritte zum papierlosen Büro

Analysieren Sie die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen („Ist-Zustand“) und legen Sie fest, welche Ziele bei der Digitalisierung erreicht werden sollen.

Überprüfen Sie die technischen Voraussetzungen in Bezug auf Ihre Hard- und Software.

Treffen Sie eine Entscheidung darüber, wo Ihre Daten und Anwendungen betrieben werden sollen. Möglich ist eine Datenhaltung im eigenen Hause (On Premise), in einer Cloud oder auch als Managed Service in der Cloud. In diesem Fall wird neben den generierten Daten auch die Software in der Cloud betrieben. Auch hybride Formen sind möglich. Beachten Sie, dass in jedem Fall eine revisionssichere Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben erfüllt sein muss.

Entscheiden Sie sich für ein Enterprise Content Management (ECM)- bzw. Dokumentenmanagement-System, das Ihre Dokumente rechtskonform archiviert, und installieren Sie es entweder in der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens oder übergeben Sie es an eine Cloud-Umgebung.
Mehr über Dokumentenmanagement erfahren

Definieren Sie die Ablagestrukturen für Ihre Dokumente. Dabei ist es durchaus sinnvoll, die Struktur Ihres bereits bestehenden Archivs mit Papierdokumenten zu übernehmen und sie in digitaler Form abzubilden.
Wie Sie digitale Akten verwalten

Digitalisieren Sie bereits bestehende Papierdokumente in Ihrem Unternehmen per Scanner und archivieren Sie die Dokumente in Ihrem ECM-System bzw. DMS.
Wie Sie Dokumente digitalisieren

Analysieren Sie die Möglichkeit der Integration weiterer Software-Lösungen, zum Beispiel die Integration eines Business Process Managementsystems wie windream BPM. Damit können Sie Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens ebenfalls digitalisieren und die Prozesse mit den Dokumenten verbinden. So ist es dann beispielsweise möglich, Dokumente gezielt durch das Unternehmen zu führen, von Ihrer Entstehung über eine möglicherweise erforderliche Freigabe bis hin zur digitalen Signatur und der anschließenden Langzeitarchivierung.
Wie Sie digitale Workflows optimieren

Integrieren Sie weitere Lösungen, die nahtlos mit dem DMS kooperieren. Dazu zählen etwa Software-Systeme für den Posteingang, eine Lösung zur E-Mail-Archivierung bis hin zu Integrationen sogar in SAP-Systeme. Hoch spezialisierte Software-Produkte wie etwa zur Personalaktenverwaltung, zur Verwaltung von Bauakten oder zur digitalen Rechnungsverarbeitung tragen dazu bei, dass Ihr digitales Büro „Step by Step“ wirklich papierlos wird.
Integrationen

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In unserem E-Book erfahren Sie alles Wissenswerte zum Dokumentenmanagement. Der DMS-Guide richtet sich sowohl an Einsteiger als auch an Fortgeschrittene, die ihr Wissen vertiefen möchten. Im E-Book erklären wir Ihnen, was ein Dokumentenmanagementsystem überhaupt ist, welche Vorteile es für Sie bietet und auf welche Kriterien Sie bei der Wahl des passenden DMS achten sollten.

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Deshalb sollten Sie Ihr Büro digitalisieren