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Bewährtes Mittel gegen Aktentürme auf dem Schreibtisch: Scanner! Heutzutage können sie aber noch viel mehr, als einfach nur Papier-Dokumente zu digitalisieren – besonders, wenn windream im Spiel ist. Scanner haben sich als ideale Hardware-Komponente bewährt, um umfangreiche Dokumentstapel effizient zu digitalisieren.
Das Scannen erlebt im Zeitalter der Digitalisierung einen ungeheuren Boom. Scanner sind schließlich das Werkzeug der Wahl, wenn es darum geht, Papierdokumente jeglicher Form und Ausprägung in ein digitales Format zu überführen. Von Scanlösungen für das Home-Office bis hin zu Highend-Lösungen für Unternehmen, mit denen sich tausende von Unterlagen im Stapelverfahren digitalisieren lassen, ist alles möglich.
Doch wie funktioniert effizientes Scannen? Und – abgesehen vom eigentlichen Prozess des Digitalisierens – welche Vorteile ergeben sich durch nachgelagerte Prozesse wie Indexierung, automatische Ablage im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Archivierung der gescannten Unterlagen?
Typischerweise findet immer noch eine ganze Menge Papier Eingang ins Unternehmen, zum Beispiel
In modernen Enterprise Content Management (ECM)- bzw. Dokumentenmanagementsystemen (DMS) kommt immer auch eine passende Scan-Software zum Einsatz, die die nachgelagerten Prozesse initiiert, indem sie gescannte Dokumente an weitere Anwendungen übergibt. Häufig ist die Scan-Software ein Bestandteil des DMS, oder sie kann als separates Scan-Modul erworben werden, das nahtlos mit dem DMS kooperiert.
Die Software-Tools zum Digitalisieren können heutzutage eine ganze Menge. Sie dienen nicht nur zum eigentlichen Scannen der Papierdokumente, sondern setzen zudem auch nachfolgende Prozesse in Gang. Was bedeutet das?
Ein Dokument durchläuft nach der Digitalisierung mehrere Arbeitsschritte, die bei einem großen Dokumentvolumen in Unternehmen manuell kaum zu bewältigen sind. Die Software-Tools sind zum Beispiel in der Lage, Indexdaten – die sogenannten Metadaten - automatisch aus einem digitalisierten Dokument auszulesen. Sie als Anwender nutzen diese Daten dann später dazu, um Dokumente gezielt wiederzufinden und zu recherchieren. Die automatische Verschlagwortung ist heutzutage ein fast unverzichtbares Instrument zur systematischen Ablage der Dokumente in einem Dokumentenmanagement-System.
Sie können Dokumente zum Beispiel anhand der Indexdaten auch automatisiert in bestimmten digitalen Ordnern eines DMS ablegen und dort revisionssicher archivieren. Ein gutes DMS mit angeschlossener Scan-Software erkennt nach dem Scannen und dem Auslesen der Metadaten, um welche Art von Dokument es sich handelt. Die Software legt das Dokument dann als elektronische Datei – typischerweise eine PDF- oder Image-Datei wie JPG, BMP oder TIFF - in dem definierten Ordner des DMS ab.
Dieser Prozess kann auch regelbasiert ablaufen, sodass die Transformation vom Papierdokument zum digitalen Format und die anschließenden Prozesse bis hin zur endgültigen Archivierung auf Basis definierter Regeln und damit weitestgehend automatisiert erfolgt.
Gerade im Zusammenspiel mit windream sind Scanlösungen das ideale Werkzeug zur Erfassung und Überführung von Papierdokumenten in ein digitales Format. Scanner sind nicht nur immer leistungsfähiger geworden, sondern bieten auch im Zusammenspiel mit geeigneten Software-Lösungen einen sehr hohen Bedienkomfort und erlauben es sogar, den gesamten Erfassungs-, Indizierungs- und Archivierungsprozess im ECM-System zu automatisieren.
Zwischen der Erfassung bzw. Digitalisierung eines Dokuments und seiner endgültigen Archivierung, nach der das Dokument nicht mehr weiterbearbeitet werden kann, liegen oftmals zusätzliche Prozessschritte, die das Dokument durchlaufen muss. Dazu gehört die automatisierte Übergabe des Dokuments an ein Workflow-System. Beispielhaft genannt seien hier der Posteingang oder der Rechnungsworkflow.
Ein in den Prozessablauf integriertes Business Process Managementsystem (BPMS) stellt sicher, dass eingehende digitale Dokumente automatisch an die involvierten Abteilungen und Personen im Unternehmen zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Die gravierenden Vorteile im Vergleich zur manuellen Weiterbearbeitung liegen auf der Hand: wesentlich schnellere Durchlaufzeiten und damit verbunden eine deutlich höhere Produktivität. Nachdem die Weiterverarbeitung abgeschlossen ist, wird das Dokument automatisch oder manuell ins Archiv verschoben und dort dauerhaft gespeichert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der digitalen Transformation durch Scannen besteht zudem darin, dass ein DMS per optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, kurz OCR) die Inhalte eines Dokuments ausliest und sie als sogenannter „Volltext“ parallel zu dem digitalisierten Dokument in der Datenbank des abspeichert.
Diese Methode hat den Vorteil, dass sich Dokumente anschließend durch die Eingabe eines einfachen Suchbegriffs recherchieren lassen. Denn das System sucht dann nach dem eingegebenen Begriff in der Volltext-Datenbank. Anschließend listet die Ergebnisliste alle Treffer bzw. gefundenen Dokumente auf, in denen der eingegebene Suchbegriff enthalten ist. Dieses Verfahren stellt eine sehr unkomplizierte Art der Suche nach Dokumenten dar und kommt hauptsächlich (aber keinesfalls nur) dann zum Einsatz, wenn Papierdokumente per Scanner in Bilddateien wie Bitmaps oder TIFF-Dateien umgewandelt wurden. Damit werden auch Bilddateien lesbar gemacht, sofern sie eine extrahierbare Schrift enthalten.
In Unternehmen, die ein relativ hohes Aufkommen an Papierdokumenten zu verzeichnen haben, ist es durch spezialisierte Highend-Tools auch möglich, ganze Stapel von Papierdokumenten – sogenannte Batches - in einem Rutsch zu digitalisieren. In diesem Kontext gibt es verschiedene Möglichkeiten, die einzelnen Dokumente voneinander zu trennen, damit das System weiß, an welcher Stelle ein neues Dokument beginnt bzw. endet. Eine Kennzeichnung kann etwa durch Barcodes erfolgen, oder die Trennung erfolgt einfach durch das Einfügen einer leeren Seite.
Moderne Software-Systeme sind in der Lage, jeden einzelnen Prozess-Schritt lückenlos zu protokollieren, damit der Prozess auch später noch nachvollziehbar ist. Das ist zum Beispiel im Sinne eines erfolgreichen Qualitätsmanagements enorm wichtig.
Aber auch in Bezug auf gesetzliche Anforderungen wie sie etwa in den GoBD oder in der EU-DSGVO formuliert sind, leisten Software-Systeme wie DMS, ECM, BPM und digitale Archive wertvolle Dienste.
In diesem Kontext steht vor allem die Revisionssicherheit der Dokumente im Vordergrund. Revisionssicher bedeutet, dass die Dokumente nach ihrer Digitalisierung vor Manipulationen geschützt und unveränderbar sind. Über die Lebenszyklusregeln können Sie festlegen, wie lange ein Dokument bearbeitet werden darf, wann es an das Archiv übergeben werden soll und wann es vernichtet werden darf bzw. muss (z.B. gemäß der DSGVO). Dokumente wie Eingangsrechnungen, die „per se‘“ nicht mehr verändert werden dürfen, werden ohne Bearbeitungszeitraum direkt an das Archiv übergeben und dort dauerhaft gesichert.
In jedem Fall ist sichergestellt, dass die gesetzlich geforderten Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
Mehr über Compliance erfahren
Dokumente digitalisieren - das geht auch mobil. Damit ist nicht unbedingt gemeint, dass Dokumente mit der Kamera eines Smartphones fotografiert und dann ins DMS hochgeladen werden. Das geht natürlich auch, denn schließlich ist das Fotografieren ja ebenfalls eine Art des Scannens. Aber mit dem windream Dynamic Workspace eröffnet sich Ihnen eine Vielzahl weiterer Optionen.
Sie haben nicht nur fotografierte Objekte auf Ihrem Endgerät, sondern gleich das ganze „DMS-Büro“, einschließlich aller Funktionen, die Sie für ein effizientes Dokumentenmanagement benötigen. Mit der App sind Sie völlig unabhängig von Raum und Zeit, da Sie Ihr DMS mit allen weiteren Dynamic-Workspace-Anwendungen und Dokumenten stets zur Verfügung haben.
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Poststelle: Mitarbeiter im Posteingang scannen die eingehende Briefpost. Die Dokumente werden digitalisiert und via Workflow an die zuständigen Stellen weitergeleitet, wobei die Software anhand der extrahierten Metadaten die wesentlichen Eigenschaften des Dokuments erkennt.
Rechnungsworkflow: Bestimmte Dokumenttypen, zum Beispiel eingehende Rechnungen, werden per Definition sofort archiviert, damit sie unveränderbar (revisionssicher) sind, und dann an die zuständige Fachabteilung via Workflow weitergeleitet. Dort werden sie geprüft und freigegeben (oder auch per Rückschritt abgelehnt). All diese Schritte erfolgen elektronisch via Workflow.
Digitale Akten mit gescannten Unterlagen: Ebenso wie Sie gescannte Dokumente automatisiert einem bestimmten Ordner zuweisen, können Sie digitalisierte Dokumente auch direkt in eine digitale Akte überführen. Dabei handelt es sich um die 1:1-Abbildung eines realen Aktenschranks, nur auf der digitalen Ebene. Das bedeutet: Keine Suche mehr nach Papierdokumenten im Aktenkeller, viel schnellere Zugriffszeiten auf digitale Akten und auf die in ihr enthaltenen Inhalte.
Wir beraten Sie gerne persönlich zu unseren Lösungen rund um die Digitalisierung!
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