Ein moderne, digitale Rechnungsverarbeitung spielt im Alltag der Unternehmen – unabhängig von ihrer individuellen Größe – eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht eine Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit exakt definierten Geschäftsprozessen, mit deutlich schnelleren Durchlaufzeiten und mit einer automatisierten und sicheren Ablage im elektronischen Archiv – einschließlich schneller Recherche und einem reibungslosen Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung. Die Digitalisierung spart enorm viel Zeit und Nerven, denn die Bearbeitung erfolgt nun nicht mehr – wie bisher – manuell, sondern weitestgehend automatisiert in digitaler Form via Workflow.

Unser DMS windream ist vollständig in das Windows-Betriebssystem von Microsoft integriert. Schon seit vielen Jahren sind wir als Microsoft-Partner international bekannt. Und unsere Lösungen zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung kooperieren nahtlos mit unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS)  bzw. mit unserer DMS-Software windream.

Warum ist das wichtig? Ganz einfach: Die elektronischen Eingangsrechnungen müssen ja nicht nur bearbeitet werden, sondern sie sind als geschäftliche Unterlagen ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftskommunikation. Steuerrechtlich gesehen müssen Rechnungen über einen langen Zeitraum archiviert werden und auch nach langer Zeit noch zugänglich sein.

Dies bedeutet konkret: Wenn die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gebuchte Eingangsrechnungen mittels eines automatisierten Prozesses im Langzeit-Archivsystem des windream DMS ablegen, gehen Ihnen später keine Rechnungen mehr verloren. Spezielle Tools ermöglichen es Ihnen sogar beispielsweise, zu archivierende Rechnungen automatisch zu indexieren, sodass Sie sie nach Indexen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern und anderen Kriterien mit der windream Recherche-Funktion praktisch auf Knopfdruck wieder aus dem windream Archivsystem hervorholen können. Das gilt natürlich auch für alle anderen im Archiv gespeicherten Informationen bzw. Dateien und elektronischen Dokumente. Selbstverständlich ist eine revisionssichere Archivierung aller Dokumente im windream Archivsystem jederzeit gegeben. Und natürlich erfüllt das windream Archiv die Anforderungen an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftsrelevante Dokumente vollumfänglich.