Die digitale Personalakte

Das Enterprise-Content-Management-System windream kann weit mehr als „nur“ Dokumente verwalten. Insbesondere im Bereich der Aktenverwaltung – und speziell im Personalmanagement – bietet das System bisher ungeahnte Möglichkeiten, Personaldaten und die damit verbundenen Dokumente effizient, sicher und gleichzeitig flexibel zu organisieren. In diesem Kontext werden natürlich auch die besonders vielfältigen Anforderungen erfüllt, die im Bereich der Personalverwaltung zu berücksichtigen sind.

Die digitale Personalakte ermöglicht es den Mitarbeitern in der Personalabteilung, eigene Sichten auf Akten und darin enthaltene Dokumente zu erstellen. In diesem Kontext lassen sich Akten und Informationen ganz nach den individuellen Anforderungen des Personalmanagements sichten und auf dem Bildschirm präsentieren. Es handelt sich dabei stets um eine rein „virtuelle“ Sicht des Aktenbestands.

Der Vorteil: Eine virtuelle Strukturierung der Akten kann erfolgen, ohne die tatsächlich existierende Ordnerstruktur auf einem windream-Server, auf dem alle Dokumente gespeichert sind, zu verändern. Die so genannten „dynamischen Sichten“ können nach unterschiedlichen Kriterien eingerichtet werden, zum Beispiel nach Funktionen der Mitarbeiter, nach Rollen, Geschäftsbereichen oder auch nach Ausbildungsstand.

Die Option der automatischen Benachrichtigungen gewährleistet zudem, dass wichtige Termine und anstehende Aufgaben für das Personalmanagement niemals versäumt werden. Nicht zuletzt unterstützt die digitale Personalakte die Sachbearbeiter in der Personalabteilung auch beim schnellen Zugriff auf die gespeicherten Informationen, zum Beispiel bei Anfragen der Mitarbeiter.