Digitale Akte

Die Einführung der digitalen Aktenverwaltung mit windream ermöglicht den Mitarbeitern in Unternehmen beispielsweise, eigene Sichten auf digitale Akten und die darin enthaltenen Dokumente und Informationen zu erstellen, ohne dabei die tatsächlich festgelegte Aktenstruktur zu verändern. Der Sachbearbeiter stellt sich lediglich seine eigene, individuelle Sicht auf den Aktenbestand seines Unternehmens zusammen und kann sich dadurch die digitalen Akten genau so am Bildschirm darstellen lassen, wie es für seine Arbeit optimal ist.

Dadurch beschleunigt sich natürlich auch der Zugriff auf die digitalen Akten und auf die in ihnen gespeicherten Informationen rapide. Anfragen, zum Beispiel von Kunden oder Lieferanten, lassen sich ohne jegliche zeitliche Verzögerung sofort beantworten. Darüber hinaus kann der Sachbearbeiter über individuell definierbare und ausgefeilte Recherche-Strategien sicherstellen, dass jede Information quasi „auf Knopfdruck“ wiedergefunden wird; und zwar unabhängig davon, in welchen digitalen Akten die gesuchten Informationen enthalten sind. Versuchen Sie das mal mit Papierakten!
Suchen & Finden

In diesem Kontext wird auch den besonders vielfältigen Anforderungen Rechnung getragen, die bei der sicheren Ablage der digitalen Akten – insbesondere im Bereich der Personalverwaltung – zu berücksichtigen sind. So erfüllen alle aktenbezogenen Verwaltungsprozesse mit der digitalen Aktenverwaltung von windream selbstverständlich auch die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes im Sinne der  EU-DSGVO. Die Vorgaben dieser EU-weiten Verordnung lassen sich mit einem ausgefeilten Rechtekonzept realisieren, das sich auf die digitalen Akten anwenden lässt. Dieses Konzept stellt sicher, dass immer nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf E-Akten mit sensiblen, personenbezogenen Informationen haben, die auch explizit dazu autorisiert sind.
Compliance-Anforderungen einhalten

Die digitalen Akten und die in ihnen abgelegten Dokumente sind im digitalen Archiv sicher aufgehoben. windream gewährleistet die jederzeitige Einhaltung der gesetzlichen bzw. steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben, die für die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen gelten und sichert zudem auch die Unveränderbarkeit der Daten. Dies bedeutet, dass alle im windream-Archiv abgelegten digitalen Akten zum Beispiel nach einer exakt definierbaren Bearbeitungsfrist nicht mehr veränderbar und gleichzeitig auch noch nach vielen Jahren abrufbar sind. Wichtig zu wissen für alle Anwender: Die Unveränderbarkeit der digitalen Akten und des gesamten windream-Systems ist durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt worden.
Rechtskonforme Archivierung

Sie haben bereits Informationen in Drittanwendungen generiert, die in digitalen Akten abgelegt werden sollen? Kein Problem, denn die windream-Aktenverwaltung lässt sich ohne weiteren programmiertechnischen Aufwand in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bereits unternehmensspezifische Software eingesetzt wird, mit der geschäftsrelevante Informationen erzeugt und gespeichert werden, zum Beispiel ERP-Systeme.

windream kann direkt  an das im Unternehmen führende ERP-System angebunden werden, etwa in SAP-Umgebungen oder im Kontext von Microsoft Dynamics AX / NAV sowie in Kooperation mit vielen weiteren Applikationen. Dazu zählen unter anderem auch E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Outlook. Der Vorteil: Wichtige Informationen, die Sie per E-Mail erhalten oder versenden, kopieren Sie per Mausklick ganz einfach und schnell in die digitalen Akten Ihrer Wahl!

Die in den Drittanwendungen bereits enthaltenen Stammdaten werden dann automatisch an die windream-Aktenverwaltung übergeben und dort für die Anlage, Indexierung und somit für die Verwaltung der digitalen Akten genutzt.
Integrationen

Sie hassen es als Anwender, Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verändern oder sich gar in eine neue einzuarbeiten? Genau dieser Tatsache trägt die windream-Aktenverwaltung Rechnung, denn die oberste Priorität zielt darauf ab, ein traditionelles Papierarchiv mit all seinen gewohnten Features wie etwa Registern, Inhaltsverzeichnissen, Aktendeckeln, Beschriftungen und Sortierungen der Inhalte von A bis Z oder nach Indizes komplett auf der elektronischen Ebene zu reproduzieren und dadurch ein für alle Mal zu ersetzen.

Hinzu kommen weitere Anforderungen, die die windream-Lösungen für digitale Akten ad hoc erfüllen, wie etwa die Anlage von Unterregistern auf verschiedenen Ebenen oder die automatische Generierung von Aktenplänen anhand unternehmensspezifischer Vorgaben einschließlich der Zuweisung von Aktennummern und -schlüsseln gemäß existierender Pläne.

Sie befürchten, wichtige Deadlines zu vergessen? Dann vergeben Sie Termine zur automatisierten Wiedervorlage bestimmter digitaler Akten und definieren Sie Fristen, innerhalb derer Akteninhalte zu bearbeiten sind. Und das alles ohne die allseits bekannten Nachteile des Papierarchivs!
Papierlos werden

Dank der vollständigen Integration der windream Aktenlösungen in das Windows-Betriebssystem lassen sich digitale Akten ebenso leicht und effizient organisieren wie beliebige andere Dokumente. Aufgrund des windream-spezifischen, patentierten Software-Konzepts der Microsoft Windows-Integration werden alle gespeicherten Informationen in digitaler Form ganz einfach über den Windows Explorer verwaltet.

Auch das bedeutet für Sie als Anwender: Sie müssen weder Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen noch sich in eine neue einarbeiten. Bleiben Sie einfach bei der bekannten Navigation über den Explorer!

Das unabhängige Business Application Research Center (BARC) in Würzburg hat in einer umfangreichen Marktanalyse die bekanntesten E-Akten-Lösungen verschiedenster deutscher Hersteller auf den Prüfstand gestellt. Das Ergebnis: Die windream-Lösung für digitale Akten siegt mit teilweise gravierendem Vorsprung vor den Produkten anderer Hersteller!

Die BARC-Analysten  gelangen zu dem Fazit, dass die windream-Lösung ideal dazu geeignet sei, Akten auf elektronischem Wege abzubilden, und kommen weiterhin zu dem Ergebnis, dass die windream GmbH einer derjenigen deutschen Software-Hersteller sei und bleibe, der im Markt für Software-Systeme zur Dokumentenverwaltung mit ihren Innovationen und Lösungen ganz vorne mit dabei sei. Nationale und internationale Unternehmen der D-A-CH-Region, die windream im Einsatz haben, bestätigten dies durch ihr positives Feedback.
Testsieger E-Akte

Personalakten sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Die elektronische Aktenführung ermöglicht Ihnen eine individuell angepasste Verwaltung aller digitalen Dokumente, die im Kontext einer Personalstelle anfallen – vom Zwischenzeugnis über Fotos Ihrer Mitarbeiter bis hin zur Speicherung von Abrechnungen und Lebensläufen. Übrigens: windream erfüllt in diesem Zusammenhang selbstverständlich auch die Anforderungen der EU-DSGVO im Sinne des dort definierten Datenschutzes in Bezug auf die Speicherung personenbezogener Daten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist nachweisbar nur auf der digitalen Ebene möglich – es sei denn, Sie nutzen tatsächlich Tresore als Aufbewahrungsort für Personalakten. Aber wer tut das schon?
Digitale Personalakte anlegen, verwalten und archivieren

Verträge zum Beispiel mit Kunden, Lieferanten und Partnern sind ein fester Bestandteil in jedem Unternehmen. Kurz: Ohne vertragliche Vereinbarungen sind viele Geschäftsbeziehungen kaum aufrecht zu erhalten. Mit einer digitalen Vertragsakte verwalten Sie alles, was in Ihrem Unternehmen an Verträgen und Vereinbarungen existiert. Nutzen Sie einfach unsere hoch spezialisierte Software-Lösung, das windream Contract Management, um jederzeit auf der „rechtssicheren“ Seite zu sein. Verpassen Sie ab sofort keine Fristen mehr, denn das System informiert Sie automatisch über anstehende Kündigungstermine und Deadlines, die einzuhalten sind.
Fristen-und Terminüberwachung mit dem windream-Vertragsmanagement

Eine minutiös und systematisch geführte und gepflegte digitale Kundenakte ist in gewissem Maße die Bibel und damit die Grundlage eines erfolgreichen Vertriebs. Das ist sie aber nur, wenn die Akte umfangreiche Möglichkeiten zur Verwaltung der Kundendaten bietet. Und auch das geht nur mit einer digitalen Akte. Mit den windream-Lösungen zum Aktenmanagement sind Sie auch in diesem gleichermaßen sensiblen wie unverzichtbaren Bereich auf der sicheren Seite. Ebenso wie alle anderen Formen der digitalen Akten sind auch Kundenakten individuell generierbar – mit genau denjenigen Informationen, die Sie über Ihre Kunden benötigen. Entscheidend ist dabei auch, dass Sie die Systematik der Akten und der in ihnen enthaltenen digitalen Dokumente nicht für jeden Kunden erneut generieren müssen. So entsteht automatisch ein einheitliches Erscheinungsbild für alle Kundendaten, die Sie pflegen.

Aufträge verwalten, steuern und analysieren – all das können Sie bequem mit einer digitalen Auftragsakte erledigen. Sortieren Sie Ihre Akteninhalte nach ganz individuellen Kriterien und rein virtuell, ohne die tatsächliche, elektronisch erstellte Aktenstruktur zu verändern. Damit wird die digitale Auftragsakte und die in ihnen abgelegten Informationen zum festen Bestandteil eines jeden Projekts.

Die Verwaltung Ihrer Zulieferer und Lieferanten in einer Lieferantenakte ist ebenso wichtig wie jede andere Aktenform, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Denn Lieferanten sind häufig quasi das Rückgrat eines Unternehmens, und oftmals - nicht nur im produzierenden Gewerbe - geht ohne verlässliche Lieferanten nichts. Was also liegt näher, als auch dazu eine spezialisierte, digitale Akte anzulegen? Erfassen und pflegen Sie Ihre Lieferantendaten einfach in einer E-Akte. Ganz nach dem Motto: „Wer hat was und wann geliefert?“ können Sie mit der digitalen Lieferantenakte alle Prozesse jederzeit nachvollziehen, die im Zusammenhang mit Lieferanten stattgefunden haben.

Ob einzelne Projekte und Gewerke, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Nachunternehmern, Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen oder das Bautagebuch – alle Unterlagen finden Sie künftig in Ihrer digitalen Bauakte.
Digitale Bauakte

E-Akten bestehen typischerweise nicht nur aus einer Sammlung von Dokumenten und Informationen, die schon digital erstellt wurden, zum Beispiel mittels klassischer Office-Anwendungen wie Word oder Excel. Auch Altbestände wie handschriftlich unterzeichnete Geschäftsbriefe oder Dokumente aus prähistorischer Vorzeit, in der es noch keine Computer gab, sind möglicherweise immer noch wichtig und müssen elektronisch archiviert werden. Dazu bieten wir spezielle Imaging-Lösungen an, mit denen Sie Ihre so genannten „Altdatenbestände“ auf Papier zeitökonomisch in die digitale Welt überführen, indem Sie sie scannen, dadurch digitalisieren und mittels windream automatisiert in definierten elektronischen Ordnern bzw. in digitalen Akten dauerhaft speichern.
Papierdokumente einfach digitalisieren