Was ist der digitale Posteingang?

Ein klassischer Anwendungsfall für die Digitalisierung in Unternehmen ist der Bereich der Poststelle. Hier laufen alle Fäden zusammen, um eingehende Dokumente zu erfassen, zu sortieren und sie an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten. Dabei geht es nicht nur um die Digitalisierung von Dokumenten, die als Briefpost auf Papier eingehen. Auch bereits in digitaler Form eintreffende Dateien, typischerweise PDF-Dokumente, müssen erfasst und klassifiziert werden. Um diesen sogenannten Medienbruch – Papier versus digitale Datei – zu vermeiden, lassen sich Papierdokumente zunächst per Scanner digitalisieren. Natürlich entfällt dieser Schritt, wenn die Eingangspost bereits in elektronischer Form eingegangen ist. 

Eigentlich liegen die Vorteile des digitalen Posteingangs auf der Hand: Schnellere Durchlaufzeiten, kürzere Bearbeitungswege und jederzeitige Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstatus sind nur einige. Durch den Einsatz individueller, elektronischer Workflows lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo sich ein Dokument gerade befindet, das nach dem Eingang bzw. nach seiner Digitalisierung den Weg durch das Unternehmen nimmt. Digitale Geschäftsprozesse sorgen dafür, dass der gesamte Prozess – von der Erfassung der Eingangspost bis zur endgültigen Archivierung in einem Dokumenten-Managementsystem (DMS) - immer transparent und für alle beteiligten Sachbearbeiter nachvollziehbar ist. Und das auch dann noch, wenn der Bearbeitungsprozess längst abgeschlossen ist.

Grundsätzlich führt der Einsatz digitaler Workflows zu einer deutlich schnelleren Verteilung der Post und zu einer wesentlich beschleunigten Recherche. Denn das mühsame Kopieren und Verteilen von auf Papier vorliegender Post oder gar die Suche nach einem verloren gegangenen Blatt Papier entfällt durch die Digitalisierung vollständig.

Ein großer Teil der Post wird immer noch als Papierdokument zugestellt. Es gilt somit, die Eingangspost zunächst zu digitalisieren. Dies geschieht per Scanner. Moderne Software-Systeme sind in diesem Kontext in der Lage, während des Scanvorgangs Informationen aus einem digitalisierten Dokument auszulesen und diese Informationen zum Beispiel dazu zu nutzen, das digitale Dokument direkt an eine Abteilung im Unternehmen weiterzuleiten. 

Nach der Digitalisierung der Post übergibt die DMS-Software die Dateien an einen Workflow. Grundsätzlich lassen sich diese elektronischen Unternehmensprozesse als Workflow individuell abbilden und an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Der Workflow übernimmt den gesamten Weiterleitungsprozess, von der Erfassung der Papierdokumente im IT-System über die Verteilung an die involvierten Abteilungen bis hin zur endgültigen Ablage bzw. Archivierung in einem Dokumenten-Managementsystem oder in einem elektronischen Archiv.