Digitale Archivierung - Dokumente schnell und revisionssicher archivieren

Abgesehen von der Geschwindigkeit muss natürlich auch die Sicherheit der archivierten Daten berücksichtigt werden. Nichts darf verloren gehen. Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen.

Revisionssicherheit bedeutet, dass archivierte Informationen, sofern sie geschäftsrelevant sind, jederzeit geschützt sein müssen vor

• unautorisiertem Zugriff und
• Veränderbarkeit.

Das ist eine rechtliche Anforderung, die unter anderem in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) rechtsverbindlich festgelegt worden ist. In Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten müssen zudem auch die in der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) festgelegten Regelungen beachtet werden.

Vor diesem Hintergrund sind aber noch andere Kriterien zu beachten. So müssen etwa archivierte Rechnungen, die natürlich geschäftsrelevant sind, innerhalb einer gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist in Unternehmen gespeichert werden. Generell unterliegen alle geschäftsrelevanten Dokumente, auch E-Mails, einer bestimmten Aufbewahrungsfrist.
Mit dem windream Hochleistungsarchiv können Sie deshalb mittels der integrierten Lebenszyklusverwaltung bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss und wann es gelöscht werden kann. So wird sichergestellt, dass kein Dokument vernichtet wird, bevor seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Und – last not least – besteht die Anforderung an ein Hochleistungsarchiv auch darin, dass die archivierten Dokumente „recherchierbar“ sein müssen. "Recherchierbar" bedeutet, dass Dokumente zu jedem beliebigen Zeitpunkt abrufbar sind.

Was unterscheidet ein klassisches Aktenarchiv weiterhin vom digitalen Archivsystem?
Im Aktenarchiv suchen Sie, im digitalen Archiv finden Sie! Mit einer elektronischen Software wie dem windream Hochleistungsarchiv gelingt das Wiederfinden archivierter Informationen nahezu in Echtzeit.

Das liegt aber nicht nur daran, dass das digitale System schneller ist. Denn auch die Methoden, die sich zur Recherche nutzen lassen, sind vielfältig. Für den Zugriff auf archivierte Daten stellt Ihnen das Enterprise Content  Management-System windream eine ganze Reihe unterschiedlichster Suchoptionen zur Verfügung. Und falls Sie bestimmte Rechercheoptionen wiederholt anwenden möchten, können Sie komplexe Suchparameter und Suchterme dauerhaft speichern und zum Beispiel auf dem Desktop ablegen. Dann reicht ein Doppelklick auf das Symbol, um eine Suchroutine erneut auszuführen – beliebig oft.