Mit einem Enterprise Content Management System (ECM-System) zum Unternehmenserfolg

Ein Enterprise Content Management System muss heutzutage unbedingt die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die zum Beispiel für Aufbewahrungs-, Bereitstellungs- und Löschpflichten für Unternehmen gelten. Zwischen GoBD und EU-DSGVO muss eine ECM-Software alle rechtlichen Vorschriften berücksichtigen und entsprechend umsetzen. Aus diesem Grund haben wir unser ECM-System windream durch eine unabhängige Instanz prüfen lassen. Ein Gutachten bestätigt unserem ECM-System die vollumfängliche Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen.

Revisionssichere Archivierung

Die Recherche nach archivierten Informationen ist ein zentrales Kriterium, das jedes ECM-System erfüllen muss. Dazu stellt Ihnen eine moderne ECM-Software verschiedene Methoden zur Verfügung. Zum Beispiel eine Recherche im Volltext, für deren Ausführung die Eingabe eines einzelnen Begriffs ausreicht. Weitere Optionen umfassen etwa eine Schnellsuche, eine Recherche mit Hilfe von Suchoperatoren oder auch eine intelligente Suche mit Assistenten, die Sie bei komplexen Recherchen effizient unterstützen. Falls Sie bestimmte Recherchen nach Dokumenten und Informationen wiederholt durchführen wollen, so müssen die Suchterme speicherbar und später wiederholt abrufbar sein, um sie nicht erneut eingeben zu müssen.

Suchen & Finden

Moderne ECM-Systeme können Aktenstrukturen wie in einem traditionellen Aktenarchiv virtuell nachbilden. Erstellen, sortieren, verschieben oder ergänzen Sie digitale Akten und ihre Inhalte nach Ihren individuellen Vorstellungen und genau so, wie es für Ihre persönliche Arbeit im Unternehmen erforderlich ist. Mit elektronisch geführten „digitalen Akten“ entdecken Sie völlig neue Möglichkeiten der effizienten Aktenverwaltung.

Mehr zur digitalen Akte erfahren

Mit Lösungen zur digitalen Geschäftsprozess-Modellierung (Business Process Management, BPM) sind Sie in der Lage, typische Vorgänge in Ihrem Unternehmen digital abzubilden und auszuführen. Ein Enterprise Content Management System sollte also in der Lage sein, bei Bedarf auch Dokumente mit Vorgängen, auch Workflows genannt,  zu verknüpfen. Denn in den meisten Fällen werden Workflows von wichtigen Dokumenten begleitet. Es muss also sichergestellt sein, dass sich Lösungen zur Prozessmodellierung mit dem ECM-System verbinden lassen.

Workflows optimieren

Das mobile Arbeiten und somit der orts-und zeitunabhängige Zugriff auf Dokumente nimmt einen immer größeren Stellenwert ein. Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets lösen den Einsatz klassischer Desktop-PCs und Notebooks zunehmend ab. Stellen Sie daher sicher, dass  Ihre Mitarbeiter am Unternehmensstandort, im Homeoffice und auch von unterwegs auf Dokumente, Informationen und Workflows über beliebige Endgeräte zugreifen und diese auch bearbeiten können. Und das ohne Einschränkung der ECM-Funktionen.

Mobiles Arbeiten

Die Möglichkeit der Anbindung eines ECM-Systems an Drittanwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme ist immer hilfreich und sinnvoll. Gerade dann, wenn Sie bereits eine Infrastruktur mit verschiedenen Anwendungen betreiben (wovon natürlich auszugehen ist), sollten Sie prüfen, ob sich ein Enterprise Content Management System in weitere Anwendungen integrieren lässt. Denn die Integration wird immer zu einem deutlich höheren Automatisierungsgrad führen, da die Software-Systeme Daten untereinander austauschen können. Somit können Sie letztlich auch Daten aus Fremdanwendungen in Ihren „Wissenspool“ übernehmen.

Integrationen

Schon seit vielen Jahren sind elektronische Archive in verschiedensten Anwendungsbereichen weltweit verfügbar. Damals – etwa seit den achtziger Jahren des letzten Jahrhunderts – galten sie als großvolumige Datenspeicher, auf die Anwender über bestimmte Netzwerkstrukturen zugreifen konnten. Ein zentrales Archiv wurde durch so genannte Archiv-Clients angesteuert. Dazu musste auf den einzelnen Arbeitsstationen – den Computern – eine Client-Software installiert werden, über die Recherchen in einem Archiv ausgeführt werden konnten. Das war’s dann aber auch schon. Von Uploads und Downloads oder sonstigen komfortablen Funktionen für die Bearbeitung digitaler Dokumente war seinerzeit noch nicht die Rede.

Das änderte sich mit den klassischen Systemen für ein „echtes“ Dokumentenmanagement, etwa seit Beginn der neunziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts. Diese Systeme nennt man nach wie vor „Dokumentenmanagementsysteme“ bzw. abgekürzt einfach DMS. Im Unterschied zu den reinen Archiven kamen umfangreiche Neuerungen hinzu, die diese Systeme dem Anwender in Unternehmen anbieten (DMS ist ja nach wie vor ein großes Thema innerhalb der Informationstechnologie). Die neuen Komponenten umfassten Funktionen wie die Speicherung digitaler Dokumente direkt von einem IT-Arbeitsplatz aus oder das Arbeiten mit und dem Austausch digitaler Dokumente direkt auf einem Server via Netzwerk. Und Web-Portale ermöglichen es sogar, Dokumentenmanagement-Funktionen direkt via Internet-Browser auszuführen, ohne Client-Installation.

Weitere nützliche Funktionen kamen hinzu, zum Beispiel:

• die  revisionssichere Archivierung  gemäß den gesetzlichen Bestimmungen,
• Rechtekonzepte, die einen nicht autorisierten Zugriff auf digitale Dokumente verhindern,
• die Erstellung von Dokument-Versionen oder
• die Darstellung einer Dokument-Historie, aus der ersichtlich ist, wie sich ein Dokument entwickelt hat und wie es entstanden ist.

Während dieser Evolutionsphase wurde auch der Begriff des Dokuments neu definiert. Denn als Dokumente gelten heute nicht nur Office-Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien, sondern generell alle Informationen, die in Form einer Datei in einem DMS oder Archiv abgelegt werden können. Das können auch Audiofiles, Filme, Fotos oder Zeichnungen sein sowie alle sonstigen Informationen, die sich als Datei auf einem DMS-Server speichern lassen.

Die Entwicklung ging aber noch weiter. Aus DMS wurde ECM. „Enterprise Content Management“ erweitert den Begriff des klassischen Dokumentenmanagements nochmals und bedeutet, dass in einem ECM-System z.B. auch eine E-Mail-Archivierung enthalten sein kann. Oder der Anwender kann Daten aus Fremdanwendungen in sein ECM-System übernehmen und – bestenfalls – eine oder mehrere Fachapplikationen komplett in seine ECM-Software integrieren.

Der Grundgedanke im Kontext von Enterprise Content Management (ECM) ist eigentlich immer, einen zentralen Datenpool zu schaffen, in dem das gesamte Unternehmenswissen an einem zentralen Ort abgelegt und verwaltet wird. Dabei ist es grundsätzlich egal, aus welcher Anwendung im Unternehmen die Daten stammen. So lassen sich zum Beispiel Daten aus einer Finanzbuchhaltung oder einem ERP-System exportieren und in einem ECM-System speichern. Auch der umgekehrte Fall ist möglich, etwa indem die ECM-Software Dokumente an eine Fremdanwendung übergibt.
ECM-System windream kennenlernen

Doch auch mit Enterprise Content Management (ECM) war noch nicht Schluss. Eine sich immer dynamischer entwickelnde Arbeitswelt führte dazu, dass ECM immer mehr im Kontext einer globaleren IT-Infrastruktur wahrgenommen wurde. Sie soll es ermöglichen, dass sich Geschäftsprozesse in Unternehmen wesentlich effizienter steuern und abwickeln lassen; so schnell, wie es die moderne Geschäftswelt erfordert. Das führte unter anderem zur Integration von BPM-Systemen (BPM = Business Process Management, also Geschäftsprozess-Management) in die ECM-Systeme, wie es bei windream der Fall ist. Die Vorteile: Geschäftsprozesse lassen sich in Unternehmen mit elektronischen Workflows wesentlich schneller abwickeln als es bei einem „manuellen“ Management der Fall wäre. Aber eines kommt noch hinzu. Im Kontext eines ECM-Systems werden Workflows mit prozessbegleitenden Dokumenten verbunden. Das bedeutet, es wird nicht nur der eigentliche Workflow digital abgebildet, sondern der Workflow kann bei Bedarf alle Dokumente und Informationen mitliefern, die für den Vorgang bzw. für die involvierten Anwender wichtig sind. Hier geht es nicht mehr um statische Archivierung, sondern um dynamisch ablaufende Vorgänge mit einer äußerst effizienten Abwicklung.
Workflow-Automation

Ein weiterer Punkt in dieser Entwicklungsstufe ist – und das ist durchaus wörtlich gemeint – das Lösen von Problemen. Ganz nach dem Motto: „Ich habe ein Problem – wie kann ich es lösen?“ gibt es zahlreiche Software-Systeme, die sich als Problemlöser definieren. Beispiele dafür sind zahlreich:

• Digitale Rechnungsverarbeitung,
• Dokumentenlenkung mit digital gesteuerten Freigabeprozessen,
• Integrationen in Software-Produkte anderer Hersteller mit Datenaustausch in beide Richtungen,
• eine Integration in „Microsoft Teams“ oder auch die
• Digitale Aktenverwaltung;

Momentan ist Letzteres vielleicht DAS angesagte Thema. Dabei geht es hier nicht um die Erstellung und Pflege digitaler Akten im Allgemeinen. Moderne ECM-Systeme wie windream sind sogar in der Lage, bestimmten Branchen eine maßgeschneiderte Lösung zu präsentieren. An dieser Stelle sei als Beispiel nur die hoch spezialisierte Software für das Management von Bauakten erwähnt.

Als logische Weiterentwicklung dieses gesamten Evolutionsprozesses hat die windream GmbH 2020 erstmals eine ECM-Software vorgestellt, die sich durchaus als IT-Arbeitsplatz der Zukunft bezeichnen lässt. Denn mit windream und dem  windream Dynamic Workspace präsentiert das Unternehmen erstmals eine ECM-Software mit integriertem Informationsmanagement, klassischem DMS, (Enterprise) Content Management, Geschäftsprozess-Modellierung via Workflows, Fachanwendungen sowie Software-Lösungen unter einem gemeinsamen Dach. Einheitlich, übersichtlich und auch im mobilen Einsatz auf unterschiedlichsten Endgeräten.
Vorteile von windream Dynamic Workspace