Bei der Validierung werden zunächst die elektronischen Rechnungen technisch geprüft und bei vorhandenen Fehlern aussagekräftige, detaillierte Berichte im HTML-Format erstellt. Der Anwender kann dann entscheiden, ob er die betreffende Rechnung ablehnt und an den Absender zurückschickt. Wird sie akzeptiert, gelangt sie gemeinsam mit dem Prüfbericht und dem originalen PDF-Dokument in windream. Dabei werden die darin enthaltenen Informationen in windream zur Indexierung genutzt.
„Im Gegensatz zu gescannten oder einfachen PDF-Rechnungen liegen bereits sämtliche buchungsrelevante Informationen als XML-Datei vor. Dies gewährleistet eine schnellere Bearbeitung, kürzere Durchlaufzeiten und somit bessere Möglichkeiten, Skontooptionen zu nutzen“, erläutert Werner Schlieper, Leiter Produktmanagement der windream GmbH.