Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit windream

Die Software archiviert sowohl Ihre Nachrichten als auch die assoziierten Anlagen. Die automatisierte Archivierung der E-Mails erfolgt anhand definierbarer Regeln, die Sie mit Hilfe eines Regeleditors schnell und komfortabel erstellen. Zur automatisierten Archivierung verbinden Sie Postfächer oder einzelne Ordner des Microsoft Exchange Servers mit ausgewählten Zielordnern des windream-Servers. Zudem können Sie festlegen, ob die Archivierung der Nachrichten rekursiv, das heißt für alle Unterordner eines Exchange-Ordners, durchgeführt werden soll. Mit Microsoft Outlook auf der Clientseite können Sie Mails auch manuell archivieren, indem Sie ausgewählte Nachrichten einfach per Mausklick ins Archiv verschieben.

windream Exchange Server unterstützt die von Microsoft Exchange Server angebotene Funktion der Journal-Archivierung ohne jegliche Einschränkung. Im Rahmen dieser Art der Mail-Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails, die über den MS Exchange Server kommunizieren, als Kopie in einem separaten Postfach des MS Exchange Servers abgelegt. Während diese Funktion vom MS Exchange Server ausgeführt wird, sorgt windream Exchange dafür, dass alle E-Mails aus dem Journal-Postfach in windream revisionssicher archiviert werden.

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und Ihren Mailserver mit unserer leistungsfähigen Software zur E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen. Mit der vollständigen Integration in Microsoft Outlook verwalten Sie Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation so einfach wie noch nie. Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens profitieren davon gleichermaßen und unabhängig davon, in welcher Abteilung Ihres Unternehmens sie arbeiten. Mit unserer integrierten Outlook-Erweiterung haben Sie sogar direkten Zugriff auf die Dokument- und Ordnerstrukturen Ihres windream Dokumentenmanagementsystems auch unter Microsoft 365.

Die traditionelle Briefpost ist längst komplett out! Der elektronische Austausch von Informationen, insbesondere geschäftlicher Art, wird zunehmend durch E-Mails realisiert. Allein die Schnelligkeit der Kommunikation zeigt den entscheidenden Vorteil der E-Mail-Kommunikation auf.  Ein E-Mail-Archiv wächst sozusagen mit seinen Aufgaben, und es entlastet zudem einen Mailserver wie Microsoft Exchange ungemein. Denn redundante Mails, also beispielsweise Nachrichten mit identischem Inhalt an mehrere Personen werden nur einmal in windream Exchange archiviert und eben NICHT redundant. Das spart enorm viel Speicherplatz auf dem Mailserver und entlastet ihn dadurch.

Die Revisionssicherheit des E-Mail-Archivs ist genauso hundertprozentig gegeben wie die Rechtskonformität der Dokumentenablage im Dokumentenmanagementsystem windream. Dies bedeutet, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen – zu denen natürlich auch E-Mails mit geschäftsbezogenen Inhalten gehören – hundertprozentig erfüllt werden. Insbesondere die Anforderungen an die Archivierung von Geschäftskorrespondenzen, wie sie im HGB oder in den GoBD explizit formuliert sind, werden rechtssicher erfüllt.
Compliance-Anforderungen einhalten

In windream Exchange archivierte Mails werden in Outlook genauso angezeigt wie andere Mails auch. Archivierte Nachrichten lassen sich deshalb aus dem E-Mail-Archiv auch einfach per Mausklick wieder hervorholen. Oder Sie nutzen die Suchfunktion in Outlook und die umfangreichen Recherchemöglichkeiten, die Ihnen das Dokumentenmanagementsystem windream bietet.
Mehr über die windream-Software erfahren

Gleichzeitig dient Ihnen das windream Archiv natürlich auch als Backup-Speicher für Ihre Mails. Die Revisionssicherheit des windream Archivs sorgt dafür, dass Ihre Nachrichten immer gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Mit einem Backup sind Sie zudem jederzeit vor Datenverlust geschützt.

Die Zugriffsrechte auf die E-Mails in windream und auf die windream-Ordner, in denen die E-Mails und Anhänge gespeichert sind, werden über die windream-Rechteverwaltung geregelt. So ist sichergestellt, dass die Nachrichten nur für autorisierte Anwender zugänglich sind. Ein unbefugter Zugriff ist ausgeschlossen.